PvAgOr180308

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Procès-verbal.

Assemblée générale ordinaire 2018.

(version finale approuvée à la réunion du Comité du 19/03/2018)

Date : jeudi 8 mars 2018
Heure : 19h
Lieu : Maison de la Fédé (grande salle du rez-de-chaussée), place du 20 août 24, à 4000 Liège

L'ordre du jour de l'AG ordinaire 2018

Membres effectifs présents : BAGUETTE Sébastien (SB), D'HAESE Frédéric (FD), GIACOMELLI Michel (MGia), MUNHOVEN Serge (SM), PAMIO Nicolas (NP), RATZ Réginald (RR)

Membre adhérent présent : MASSET Dominique (DM)
Membre excusé : LEJEUNE Christophe (CL)

1. Relevé des présences (à signer) et des procurations. Désignation d'un rédacteur.

L'AG débute à 19h30. SB est désigné rédacteur et DM co-rédacteur.
7 membres sont présents ou représentés, dont 6 effectifs votants (la majorité absolue est donc à 4 voix, sauf abstentions).

1. partie : formalités administratives.

2. Présentation de l'état du registre et de la liste des membres. Signature du C.A. Etat du Comité.

L'AG acte la désaffiliation volontaire de Michaël FRAIPONT (qui nous souhaite bonne chance pour la suite) et la désaffiliation par défaut de cotisation de Georges KOOPMANSCH, Yves MULLENEERS et Jean-Pierre PAULUS (malgré des rappels par mail et/ou courrier postal de SB).
MGia est devenu membre effectif au plus tard à la réunion du 4/9/17 et membre du comité. NP nous a rejoint le 13/9/17 et est devenu membre effectif le 7/2/18 (après le mail d'accord de FD sur comite@). Christophe CATTELAIN et Antonino GIANQUINTO sont devenus membres adhérents par suite d'absence aux AG; Olivier MOUVET le devient également suite à son absence ce jour (cf statuts art.9 dernière phrase).
SM nous signale qu'il a déménagé; SB met à jour la fiche de ce dernier sur le site et le registre des membres au 5/7/2017 sera mis à jour.
Suite à un mail ce jour sur info@, SB signale que Renaud MICHEL (constatant son manque de participation) ne recotisera pas et nous souhaite bonne continuation.

A ce jour et après ces désaffiliations et changements de statut, nous avons donc 13 membres dont 8 effectifs; le comité compte 3 invités permanents (dont un n'est plus disponible pour raisons prof.) et 6 membres (y compris les 2 visés au point 9 de cette AG).

3. Comptes 2017 et inventaire : présentation.

(voir Annexe 1)

Aucune modification enregistrée à l'inventaire et au patrimoine : l'annexe B. des comptes au format "pour publication Greffe" est inchangée sauf au § B.3.: retrait des mots "par le trésorier" (en fin de 1er alinea) ...mais maintien de la mention "Grignoux", puisque la mise à disposition gratuite de "l'Espace iNéDiT" n'a pris fin qu'en avril 2017 (l'occupation de mai 2017 a été payée par un tiers).
A terme (possibilité de dons de matériel informatique), il faudra qu'on revoit en détail l'inventaire (et qu'on cesse de valoriser le "stock de 38 CDs" ; - ) ).
SM rappelle quelques absences au patrimoine (qqc objets, l'étendard LiLiT, peut-être le Tchantchux en peluche, etc); la discordance provient peut-être de la période de "transition" 2012-2016 et devra en tout cas être corrigée lors d'une prochaine AG. Par contre, on rappelle que de nombreux objets utilisés lors d'activités récentes restent propriété des membres qui les mettent à disposition.

On constate une forte baisse des recettes "tronc" aux dernières LMP, liée au nombre limité de visiteurs extérieurs.

4. Pause pour consultation des pièces comptables et des comptes. Q/R.

Le registre comptable (offert et entamé par M. Gerin) est rapidement passé en revue. Aucune question n'est posée.

5. Approbation des comptes. Signature du C.A. (en vue du dépôt au greffe).

Les comptes sont approuvés à l'unanimité.
On a oublié la colle et l'impression du journal unique n'est pas au bon format : on complétera donc le registre ultérieurement, mais une copie du journal unique et des comptes 2017 est signée comme trace officielle de l'AG.

6. Etat "administratif" de l'ASBL : rapport du C.A.

Quelques points restent en chantier, notamment la révision du ROI (où on trouve des mentions totalement obsolètes, comme la célèbre "carte de membre avec avantages"..).
Le registre comptable (et les factures) est à jour (reste juste à coller qqc feuilles); le second registre (PV d'AG, registre et liste membres, etc) n'est pas encore complété, mais les documents sont à jour et signés. Préalablement au collage dans les registres, il faudra vérifier que toutes les pièces ont été (comme le contenu du premier registre) scannées proprement : le but à terme est d'avoir accès en ligne à une copie certifiée des documents officiels, pour éviter tout risque de perte et faciliter leur consultation. FD suggère une signature PGP par une clé au nom du Comité; SB suggère une interface sur le site privé pour uploader ces documents et les signer. Enfin, RR proposera une convention de nommage des fichiers.
SM regrette que les registres ne soient pas encore à jour (mais désire qu'ils ne soient pas mis à jour "à la hussarde" avec des copies sur papier brouillon ou minuscules..).

La mailing-list interne@ est en veilleuse; elle a 11 abonnés, dont 2 ex-membres (Alain EMPAIN (AE) et Jean-Etienne POIRRIER (JEP)). AE avait été relancé mais n'avait pas cotisé après sa demande de réaffiliation (voir PV AG précédente); JEP n'a pas été relancé formellement.
Avec SM, RR rappelle la destination prévue pour interne@ par rapport à comite@ (discussions "activités" uniquement, par opposition à "toute la popote interne"..); on convient que ranimer actuellement interne@ n'a guère d'utilité. Il est donc décidé de la laisser simplement en veilleuse, après avoir désabonné les 4 personnes qui ne participent plus.

RR rappelle l'inventaire fait en janvier 2016 des ex-membres et abonnés à nos listes, et la proposition faite à l'époque d'en recontacter certains; cela a été fait partiellement dans le cadre de la migration depuis Lost-Oasis (cf détenteurs d'une ancienne boite mail). Vu le délai excessif, il est décidé de ne pas relancer le reste des personnes inventoriées à l'époque.

7. Etat de l'asbl et actions réalisées : rapport du Comité.

SB dresse un rapide compte rendu des activités 2017.

Comme prévu lors de l'AG 2017, il y a eu :

LiLiT continue à rencontrer des problèmes chroniques, avec peu de membres actifs et toujours aucun étudiant ULg à l'horizon. De nouveau, les LMP ont parfois tourné à la "LIP improvisée".

DM remonte qu'il n'y a pour Corentin (permanent "Fédé") pas de soucis avec notre statut de "Cercle Fédé" ; il serait par contre chouette que l'on ponde une bafouille pour qu'il puisse annoncer nos activités sur la page Facebook de la Fédé : cela leur permet de la faire vivre, et nous apportera plus de visibilité. Les annonces ont environ 4000 vues, soit un cinquième des étudiants ULg ; DM prendra cette tâche en charge et RR lui transmettra des exemples tirés des archives LiLiT. SM attend de voir ce que donnera cette proposition de la Fédé.

8. Décharge au C.A. actuel : vote.

SM souhaite s'abstenir, car la mise à jour administrative n'est pour lui pas assez aboutie. RR s'abstient pour la même raison et regrette de ne pas avoir pu mener à terme la proposition de révision du règlement d'ordre intérieur.

La décharge est approuvée par 4 pour et 2 abstentions.

9. Changement du statut d'Emmanuel Mortier et Serge Munhoven de "membre du comité" à celui de "invité permanent du comité".

Formellement, le point demande 2 étapes : 1° exclusion par un vote aux 2/3 des voix (art.17 du ROI) + 2° invitation (art.28 du ROI).

SM expose à l'AG les raisons de son inactivité. Il ne dispose que très difficilement d'une connexion Internet. RR lui propose de le contacter par SMS en cas de questions importantes, ce qui éviterait de devoir l'exclure.

Puisque le problème se résume à la question des votes, SB propose de ne passer qu'EM en invité permanent ; cela suffit à débloquer la situation actuelle, vu que le vote de 3 membres du Comité est alors suffisant pour constituer une majorité absolue. SM ne serait ainsi sollicité qu'en cas de ballottage - ce qui n'arrive qu'exceptionnellement. Il sera dans ces cas contacté par RR - comme il l'a proposé - et répondra dans les 24 heures.

L'AG procède alors aux votes :

2. partie : activités et budget.

10. Discussion ouverte sur les projets d'activités.

Comme en 2017, LiLiT s'est engagé auprès des Chiroux pour organiser une nouvelle LPD.

Les Chiroux proposent à LiLiT d'organiser une LIP dans la foulée ; SB fait le décompte des volontaires annoncés, qui semble à priori suffisant pour l'organisation d'une telle activité. Les problèmes rencontrés sont discutés : on rechigne de plus en plus à installer des "dual boot" et, malgré les modalités claires, on fait parfois encore des backups improvisés, ce qu'il faudrait chercher à éviter. SM suggère en outre d'utiliser comme par le passé un "formulaire de feedback" lors des LIP; celui utilisé au LPD 2017 est présenté à titre d'exemple.

Enfin, NP présente son projet de page Facebook (FB), pour améliorer la promotion de LiLiT sur les réseaux sociaux. Tout le monde écoute avec attention, y compris SM, pourtant opposé par principe à ce réseau; les participants, y compris SM, soulignent le travail effectué et la motivation de NP, et celui-ci obtient le soutien de l'AG pour son projet, d'autant plus qu'il se "goupille" bien avec la proposition de la Fédé (voir §7). FD propose toutefois de renommer le projet en "Projet promotion" pour éviter de faire référence au réseau social en question, mais l'AG ne se prononce pas sur l'opportunité de ce renommage.
FD suggère également de faire la promo sur des sites comme LinuxFR et d'organiser un "cross-post automatique" des publications entre FB, Twitter,... Il conseille de créer un compte FB "tampon" pour créer ensuite la page LiLiT.
SB contactera une graphiste susceptible de nous faire un joli bandeau pour la page FB (en plus du Tchantchux officiel qui servira de "photo de profil").

MGia rappelle l'idée de "sponsoring" par la troupe de Théâtre "L'Emporte-Pièce" de SB. SB a reçu la pièce proposée par MGia et la lira; il signale qu'il n'y aura pas de place dans l'immédiat - la 2e pièce de 2018 étant déjà attribuée - donc il tentera sa chance pour 2019, mais la priorité pourrait être donnée à d'autres associations du village.

11. Définition des activités prioritaires 2018 (ROI art.25).

  1. Poursuite des LMP
  2. LIP : OK pour au moins une le 9/6 (après sondage) dans le prolongement du LPD : 5 pour, 1 abstention
    - Modalités identiques
    - Décisions de refus d'installation ? On verra au cas par cas, sur base des indications renseignées au formulaire d'inscription
    - vu les retours de problèmes (notamment à la dernière LMP), on n'installera plus de "Virtual Box"
    - après sondage : SB, DM et MGia volontaires pour les préparatifs la veille. Les mêmes, NP et 2 extérieurs volontaires le samedi (complet); SM indisponible à la date retenue, FD verra en fonction du boulot
  3. LDP 2018.1 (engagement déjà pris avec les Chiroux)
    - Modalités identiques
    - Volontaires : idem LIP
  4. Projet promotion de NP : 5 pour, 1 abstention (SM, par principe opposé à FB, mais qui remarque que les LUGs semblent y être présents en masse (d'après Google, pas son grand ami non plus))
    On espère aussi que ce projet va améliorer la fréquentation des LMP; NP fait remarquer que les réseaux sociaux pourraient y amener des personnes pas toujours très intéressées et/ou bien intentionnées, mais le Comité accepte ce risque et le gérera au besoin : il faudra notamment veiller à l'intitulé exact des annonces (et ne pas y parler de boissons ; - ) ) et inclure des mentions telles que "l'asbl se réserve le droit d'entrée"...

12. Fixation du montant de la cotisation (pour 2019) (statuts art.10).

Par un vote à l'unanimité, le montant de la cotisation est laissé inchangé : 10 €, réduit à 5 € en cas d'affiliation après le 01/07/2019.

13. Proposition de budget 2018(-2019) et approbation.

(voir Annexe 2)

La proposition de budget 2018 est approuvée en l'état à l'unanimité, même si on a en fait déjà reçu un montant légèrement supérieur en cotisations, suite à la transition vers la nouvelle règle en matière d'échéance (voir PV AG 2017)

On renonce à la relecture d'un compte-rendu d'AG, mais les co-rédacteurs se coordonnent pour le suivi.
L'AG se termine à 21h52.

Annexe 1 : comptes 2017.

Le texte intégral de ces comptes, qui seul fait foi, est consultable au greffe du Tribunal de Commerce ou (pour les membres, sur demande) dans le registre comptable de l'asbl.

Schéma minimum normalisé.

DEPENSES RECETTES
Biens et services (69,00) : 69 Cotisations (105,00) : 105
Rémunérations : 0 Dons et legs (50,40) : 50
Biens et services divers (57,93) : 58 Subventions : 0
Autres dépenses : 0 Autres recettes : 0
Total des dépenses : 127 Total des recettes : 155

Etat du patrimoine au 31/12/2017.

PM = Pour mémoire
AVOIRS DETTES
Immeubles (terrains,...)
* appartenant à l'association en pleine propriété : 0
* autres : 0 		0 Dettes financières 0
Machines
* appartenant à l'association en pleine propriété : 0
* autres : 0 		0 Dettes à l'égard des fournisseurs 0
Mobilier et matériel roulant
* appartenant à l'association en pleine propriété : 0
* autres : 0 		0 Dettes à l'égard des membres 0
Stocks
* 38 CDs vierges : 8,74
* matériel informatique obsolète : PM
* solde papier A3 couleur bleue : PM 		9 Dettes fiscales, salariales et sociales 0
Créances 0
Placements de trésorerie 0
Liquidités (167,73) 168
Autres avoirs 0 Autres dettes 0


DROITS ENGAGEMENTS
Subsides promis 0 Hypothèques et promesses d'hypothèques 0
Dons promis 0 Garanties données 0
Autres droits
* mise à disposition d'un local de réunion par la
Fédération des étudiants ULg : PM
* mise à disposition au complexe Sauvenière d'un
local pour les réunions publiques : PM
* mise à disposition à la Bibliothèque Chiroux de
locaux pour des activités publiques : PM 		0 Autres engagements 0

Annexe 2 : budget 2018.

poste description recettes dépenses
compte au 1/01/2018 (report compte 2017) 167,73
cotisations des membres 115,00
dons de membres
dons divers 50,00
frais de site internet et de DNS 60,00
intérets créditeurs
assurances RC 26,00
achats divers 80,00
total 332,73 166,00
solde prévisionnel au 31/12 166,73
vérification: 332,73 332,73
exercice propre 165,00 166,00
dernière édition 20/03/2018 10h07 par Réginald Ratz