PvAgOr050420

Procès-verbal de l'Assemblée Générale ordinaire du 20 avril 2005..

Membres présents :.

Alain CAO, Renaud MICHEL, Emmanuel MORTIER, Olivier MOUVET, Serge MUNHOVEN, Réginald RATZ, Wolfgang Walter SAUER.
(le relevé des présences est joint en annexe; aucune procuration recevable n'a été donnée)

Ordre du jour :.

• Rapport d'activités 2004
• Rapport financier 2004
• Inventaire
• Approbation des comptes 2004 et décharge au C.A.
• Activités 2005 et 2006
• Ajustement du budget 2005
• Budget 2006

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Préambule : toutes les décisions prises lors de cette Assemblée Générale (A.G.) l'ont été à l'unanimité des membres présents.

L'A.G. est ouverte à 20h10.

• Le président remercie les membres présents et présente au nom du Comité le rapport d'activités 2004 (voir en annexe 1). L'A.G. constate la faible implication des membres hors Comité dans les activités et le fonctionnement de l'association. Après l'exposé, le secrétaire tient à présenter ses excuses pour le retard important dans la rédaction des procès-verbaux des réunions du Comité.

• Le trésorier présente au nom du Conseil d'Administration (C.A.) les documents comptables et les comptes 2004 (voir en annexe 2). Il insiste sur le manque de recettes, dont une partie trop importante provient encore des dons de membres.
  Le secrétaire communique à l'A.G. un inventaire exhaustif des quelques biens propres de l'association. Il présente ensuite au nom du C.A. l'état du patrimoine.
  En ce qui concerne la T.V.A., il est rappelé que l'association a choisi le régime de "l'assujetti exempté" et ne doit donc remplir aucune formalité à ce sujet.
  Les comptes 2004 (et l'annexe reprenant l'état du patrimoine) sont approuvés par l'A.G. après quelques corrections mineures; conformément aux prescriptions légales, ils seront complétés d'un "schéma minimum normalisé" de synthèse avant leur dépôt au greffe.
  L'A.G. donne ensuite décharge au C.A.

• L'A.G. décide d'adopter une liste des activités prioritaires pour les années 2005 et 2006, quitte à ajuster cette dernière ultérieurement.
  Au vu du rapport d'activités, l'A.G. décide de limiter fortement le nombre d'activités prioritaires et de laisser au Comité le soin de sélectionner en fonction des opportunités qui se présenteront les activités les plus intéressantes pour l'association. On constate que les activités dont l'association n'a pas eu à assurer seule la publicité ont eu une meilleure audience. Le Comité rappelle également avoir engagé l'association auprès de l'organisateur du "MiHuy".
  En conclusion, l'A.G. établit comme suit la liste des activités prioritaires pour 2005 et 2006 :
  • L.M.P. mensuelle
  • participation mensuelle au "MiHuy"
  • participation à la foire "Retrouvailles"

• Le trésorier présente au nom du C.A. les propositions de budget 2006 et d'ajustement du budget 2005 (voir en annexe 3). L'A.G. demande la correction d'une surestimation des dons et des frais liés à une éventuelle participation à l'opération "Autre Pack"; bien que non prioritaire, cette activité est mentionnée en raison de son fort impact sur la contribution annuelle du sponsor CMTrains.
  Les budgets sont approuvés par l'A.G. après quelques autres corrections mineures. Il est également décidé d'adopter désormais une P.A.F. uniforme de 1 EUR pour tous les CDROMs distribués à ses frais par l'association, afin de couvrir en partie les frais de fonctionnement lors des activités concernées.

L'A.G. est clôturée à 21h23.

Approuvé par le Comité lors de sa réunion du 5 mai 2005, conformément à l'art.18 du R.O.I.
Publié par le C.A. le 12 mai 2005, conformément à l'art.10 des statuts.

Pour accord,
<signatures>

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Annexe 0 : relevé des présences.

Sera disponible avec la version papier, consultable auprès du C.A.

Annexe 1 : rapport d'activités 2004.

• Passage en ASBL
  • 05.06.2004
  • 15 membres font aussi le pas
  • 5 membres au Comité (CA y compris)
  • > 1 réunion de Comité / mois
• «Linux Meeting Parties»
  • continuent...
• «Autre Pack 2004»
  • 1200 Livrets du Libre imprimés inclus (+ 200 + NamurLUG 600)
  • 600 CDs Knoppix préimprimés gravés distribués à la demande
    + contenu personnalisé «Autre Pack»
    + 1000 CDs préimprimés «CD live LiLiT» (CMT)
  • largement sponsorisé par CMT (livrets, CDs, robot)
  • cher; pas de retour (retombées réelles ?)
• «Retrouvailles 2004»
  • stand avec PCs démos (pas de réseau)
  • 100 CDs Knoppix (don)
  • 300 folders «LiLiT» (don) + «Fiches du Libre» + ...
  • public nombreux (simple curieux et plus impliqués)
  • peu de retour (retombées réelles ?)
• «Journée 1er bachelier ULg»
  • participation assez «improvisée» (échéance imprévue)
  • peu de retour
• Présences extérieures
  • Linux Install Parties du groupe Bawet
  • démonstration contre les «brevets logiciels»
• Permanences
  • continuées avec horaire réduit en automne, puis suspendues
  • suivi... (2005)
  • adéquation de la formule ? (investissement <-> retombées réelles ?)
  • faut-il un local ? à quelles conditions ?
• Présentations / Mini-formations
  • dans le cadre des Permanences : néant (pré-asbl : Jean-Etienne)
  • atelier «câblage réseau» chez Olivier
• Feuillet à destination d'enseignants
  • non réalisé (faute de temps / ressources humaines)
• Présences web
  • continue chez Lost-Oasis
  • maintenue (difficilement) à jour et actuelle
  • le wiki est !
  • «le wiki est un foutoir rébarbatif»...
  • projet élaboré en réunion de travail
• Vie de l'association
  • bonne ambiance lors des activités
  • peu d'implication des membres non comitards
  • remerciements chaleureux aux exceptions qui confirment la règle
  • problèmes de communication interne (et tensions au Comité)
  • problèmes de communication externe
  • projets menés à bon port, mais avec trop de «forcing»
  • nous rêvons de «task-forces» dynamiques et efficaces...

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Annexe 2 : comptes 2004.

(comptabilité simplifiée des petites ASBL - suivant prescriptions A.R. du 26 juin 2003)

Exercice du 05/06/2004 au 31/12/2004 - Premier exercice

PM = Pour mémoire / PAF = Participation aux frais

poste	description		recettes	dépenses
	reçu de la défunte association de fait		270,29
	frais d'établissement			130,29
	cotisations des membres		75
	dons de membres:		58
	frais de site internet et de DNS			50,23
	intérets créditeurs		0,7
	recettes de PAF CD hors ci-dessous		33,13
activité «Retrouvailles» :
	frais de stand et d'électricité			180,25
	PAF CD distribués		110,21
	achats des CD (par sponsors)			PM
	imprimés			PM
activité «Autre pack» :
	facture LIVRETS DU LIBRE			211,98
	imprimés et photocopies			62,65
	CD préimprimés (par sponsor)			PM
	quote-part LiLiT des LIVRETS DU LIBRE (par sponsor)			PM
	quote-part Namur-Lug		200
	trop-perçu Namur-Lug			12,14
	total		747,33	647,54
	solde au 31/12/2004		99,79
	vérification:		647,54	647,54
	exercice propre (hors héritage et frais d'étab.)		477,04	517,25

Annexe des comptes annuels 2004.

1. Résumé des règles d'évaluation.

L'exercice se termine au 31 décembre. Les biens seront évalués à leur valeur réelle de marché.

2. Informations complémentaires.

Les liquidités se limitent au compte à vue de l'association. Il n'y a pas de compte de caisse : lors des activités, toutes les liquidités nécessaires sont prélevées sur le compte ou avancées par des membres contre remboursement ultérieur. Les encaissements reçus en espèces sont versés au compte sans délai par le trésorier.

Lors des activités du groupe, certains membres mettent ponctuellement et gratuitement à disposition de l'association du matériel (ordinateurs, multi-prises, etc.) sous leur seule responsabilité. En l'absence de toute garantie réciproque (cf art.18 des statuts), ce matériel n'est pas repris dans les droits et engagements.

Les dons à l'association étant a priori inconditionnels et sans obligation (cf art.18 des statuts), ils sont repris aux budgets et comptes, mais pas dans les droits et engagements.

L'association bénéficie d'un local gratuit pour ses réunions administratives auprès de la Fédération des Etudiants ULg, qui héberge son siège social. Ce "droit" est lié à sa qualité de Cercle ULg, reconnu par cette Fédération (et attesté par une mention dans la liste des Cercles publiée par celle-ci), mais n'est pas garanti et est difficilement quantifiable. Ce point n'est donc repris dans les droits et engagements que pour mémoire.

Le stock d'imprimés promotionnels comporte un solde de 164 livrets offerts à l'ASBL par son sponsor, mais sans valeur marchande et destinés à être distribués gratuitement.

Le stock de papeterie ainsi que celui de denrées alimentaires et d'accessoires (couverts plastiques, raviers, gobelets, etc.) est hérité de l'ancienne association de fait, est très limité et partiellement périmé. Il n'est donc repris que pour mémoire.

Le stock de 340 CDs préimprimés au nom de l'ASBL est évalué sur base d'une P.A.F. de 0.5 EUR /pièce pour leur distribution. La P.A.F. réelle est de 0 ou 1 EUR, selon le type d'activité associée. Ce montant correspond également à la valeur réelle de marché.

3. Etat du patrimoine.

AVOIRS	DETTES
Immeubles (terrains,...) * appartenant à l'association en pleine propriété : 0 * autres : 0	Dettes financières : 0
Machines * appartenant à l'association en pleine propriété : 0 * autres : 0	Dettes à l'égard des fournisseurs : 0
Mobilier et matériel roulant * appartenant à l'association en pleine propriété : 0 * autres : 0	Dettes à l'égard des membres : 0
Stocks * CDs préimprimés : 170 * 2 t-shirts "Fosdem 2003" : 25 . * imprimés promotionnels divers : pour mémoire * matériel informatique obsolète : pour mémoire * CDroms obsolètes : pour mémoire * collection de revues informatiques obsolètes : pour mémoire * solde denrées alimentaires et accessoires : pour mémoire * papeterie et accessoires : pour mémoire	Dettes fiscales, salariales et sociales : 0
Créances : 0
Placements de trésorerie : 0
Liquidités : 100 (99.79)
Autres actifs : 0	Autres dettes : 0

DROITS	ENGAGEMENTS
Subsides promis : 0	Hypothèques et promesses d'hypothèques : 0
Dons promis : 0	Garanties données : 0
Autres droits : 0 * mise à disposition d'un local de réunion par la Fédération des étudiants ULg : pour mémoire	Autres engagements : 0

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Annexe 3 : Budgets 2005 (ajustement) et 2006.

Budget prévisionnel 2005.

PM = Pour mémoire / PAF = Participation aux frais

poste	description		recettes	dépenses
	compte au 1/01/2005		99,79
	cotisations des membres		100
	dons de membres:		150
	frais de site internet et de DNS			55
	intérets créditeurs		0
	recettes de PAF CD hors ci-dessous		100
	assurance RC			25
activité «Fête de l'internet»
	raccordement internet			200
	PAF CD		20
	dons de membres:		180
	imprimés			PM
activité «Retrouvailles»
	frais de stand et d'électricité			200
	PAF CD		100
	frais divers d'organisation			50
	achats des CD (par sponsors)			PM
	imprimés			PM
activité «Autre pack»
	imprimés et photocopies			100
	CD préimprimés (par sponsor)			PM
	total		749,79	630
	encaisse prévisionnelle au 31/12			119,79
	vérification:		749,79	749,79
	exercice propre		650	630

Budget prévisionnel 2006.

PM = Pour mémoire / PAF = Participation aux frais

poste	description		recettes	dépenses
	compte au 1/01/2006 (report budget 2005)		119,79
	cotisations des membres		200
	dons de membres:		150
	frais de site internet et de DNS			55
	intérets créditeurs		0
	recettes de PAF CD hors ci-dessous		100
	assurance RC			25
activité «Retrouvailles»
	frais de stand et d'électricité			200
	PAF CD		100
	frais divers d'organisation			50
	achats des CD (par sponsors)			PM
	imprimés			PM
activité «Autre pack»
	imprimés et photocopies			100
	CD préimprimés (par sponsor)			PM
	total		669,79	430
	encaisse prévisionnelle au 31/12			239,79
	vérification:		669,79	669,79
	exercice propre		550	430