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Procès-verbal.

Assemblée générale ordinaire 2016.

(version finale approuvée à la réunion du Comité du 23/03/2016)

Date : mercredi 9 mars 2016
Heure : 19h30
Lieu : CPCR, En Jonruelle 11, à 4000 Liège

L'ordre du jour de l'AG ordinaire 2016

Membres effectifs présents : BAGUETTE Sébastien (SB), D'HAESE Frédéric (FD), GERIN Michel (MG), MICHEL Renaud (RM), MORTIER Emmanuel (EM), MULLENEERS Yves (YM), MUNHOVEN Serge (SM), RATZ Réginald (RR) (3 administrateurs sur 3 sont présents)
+ membre représenté : LEJEUNE Christophe (procuration à GERIN Michel)

Membre adhérent présent : KOOPMANSCH Georges (GK)
Membre excusé : MOUVET Olivier.

L'AG débute à 20h10. A sa demande, YM est désigné animateur et rapporteur.
10 membres sont présents ou représentés, dont 9 effectifs votants (la majorité absolue est donc à 5 voix, sauf abstentions).

1. partie : état asbl et suivi AGE du 10/1/16.

1. Présentation de l'état du registre et de la liste des membres.

Le registre et les listes des membres jusque 2012 ont été reconstitués par RR; les nouvelles pages sont signées par les 2 administrateurs en poste avant 2012.
Depuis le 5/7/2012, il y a 4 nouveaux membres adhérents (bientôt 5) et 1 membre effectif a demandé à redevenir adhérent; à ce jour, nous avons 17 membres. Pour rappel, le registre légalement obligatoire ne concerne que les membres effectifs.

2. Comptes 2012-13-14 : approbation du PV de l'AGE du 10/1/16 (les comptes ont été approuvés et déposés au greffe d'urgence).

Rappel : avant l'AG du 10/1 et afin d'éviter la dissolution de l'asbl, MG s'est spontanément proposé pour rédiger les comptes 2012, 2013, 2014 et par extension ceux de 2015. N'étant pas mandaté, en tant que simple membre, pour établir ces comptes, il a soumis un projet à l'AG du 10/1, qui l'a amendé puis approuvé pour 2012 à 2014.
RR fait observer que l'inventaire financier de ces comptes comporte encore quelques erreurs et omissions (découvertes après le 10/1), mais qu'elles seront toutes corrigées par l'inventaire au 31/12/2015 présenté plus loin.

Après débat et présentation de ces comptes, l'AG approuve le PV de l'AGE du 10 janvier sans modifications (veuillez lire ce PV avant celui-ci). Lors du débat, EM s'excuse de ne pas avoir fait le nécessaire pour LiLiT (étant accaparé à l'époque par le lancement de sa propre société).

Suite à l'AG du 10/1 :

• un comité de 6 membres (et 2 invités permanents) a été reconstitué
• les comptes approuvés ont été déposés au greffe le lendemain par RR, mais le CA a tardé à contacter le SPF Finances. Avec l'accord préalable de EM (qu'il a renseigné comme contact) et du SPFF (contacté par téléphone), MG a donc déposé le 21/1 via BizTax (et sa propre carte d'identité) les déclarations fiscales Ex. 2014 (comptes 2013) et 2015 (comptes 2014)
• l'inventaire des dettes et créances a été réalisé par MG avec l'aide de RR (voir plus loin)
• le compte bancaire chez Argenta, bloqué depuis fin décembre 2013 (au moins), a été débloqué le 22/1

3. Etat de l'asbl et actions réalisées (de 2012 à 2016).

YM presente un rapport d'activités de 2012 à 2015, qui met en exergue le maintien du site et des LMP mensuelles, et est ensuite commenté. Le CA regrette de n'en n'avoir pas fait assez; SM précise qu'aucun PV officiel de l'AG ordinaire 2012 n'a été rédigé.

En 2015, suite à une proposition reçue sur public@, des contacts et 2 réunions ont eu lieu avec des représentants de la Bibliothèque Chiroux; une LIP en collaboration avec eux sera organisée mi-avril.

4.1. Explications sur le traitement des dettes et créances.

MG présente et commente le fichier-tableau qui reprend l'ensemble des dettes et créances au 31/12/2015. On y observe de multiples compensations illicites (factures payées par des membres "contre" cotisation) qui sont à présent régularisées (les membres concernés ont été remboursés du solde, ou ont signé un abandon de créance). Seules 2 opérations restent à faire :

• EM versera incessamment le solde (147,9 €) du "portefeuille pour LiLiT" au compte de l'asbl;
• une dernière dette (50 €) à un membre lui sera remboursée.

L'inventaire au 31/12/2015 est approuvé par l'AG et signé par le C.A., pour intégration au registre comptable.

4.2. Présentation des comptes 2015.

(voir Annexe 1)

MG présente les comptes qu'il a rédigés pour l'année 2015 (à noter qu'aucun budget prévisionnel n'a été fait pour les exercices passés); dans la foulée, il détaille l'état des comptes 2016 à ce jour. Il donne quelques précisions sur le format du "journal unique" et la conformité aux normes comptables (notamment : journal par ordre chronologique, commun au compte à vue et à l'éventuelle caisse, reprenant recettes et dépenses; irréversibilité des écritures par collage dans un registre numéroté; etc). En vue du respect de ces normes, il offre à l'asbl 2 registres "Exacompta".

Il présente ensuite le schéma minimum normalisé (montants globaux) et la mise en forme pour le greffe : celle-ci inclut dans son § B.4 les résultats de l'inventaire financier (point 4.1.). Il n'y a aucun changement dans les règles d'évaluation et le patrimoine physique (toujours 38 CD-ROM et un peu de matériel informatique obsolète); aucun compte de caisse n'a été réouvert.

4.3. Inventaire.

Voir point 4.1.

4.4. Pause pour consultation des pièces comptables et des comptes.

Pas de demande, la pause est supprimée.

4.5. Approbation des comptes.

L'AG approuve les comptes 2015. Le CA signe les documents à déposer au greffe.

MG s'inquiète de la pratique de l'asbl de publier ses comptes sur son site. SM rétorque qu'ils sont déjà publics, au sens que n'importe qui peut aller les consulter au greffe; RR rappelle le souci de transparence lors de la rédaction des statuts et ROI. A noter que la publication se réduit à une annexe de PV d'AG (cf ROI art.19).

5. Rapport des C.A. et comité actuels - Questions/réponses.

Voir point 3. L'asbl est viable. Les membres sont bien décidés à ce qu'elle continue ses activités.

A la question de GK "Qu'est-ce que le fait d'être une asbl vous rapporte ?", le comité répond :

• une sécurité juridique par rapport à une association de fait où tous les membres sont solidairement responsables
• une crédibilité face aux interlocuteurs "institutionnels" (tels que les Chiroux)

6. Proposition de budget 2016(-2017) et approbation.

(voir Annexe 2)

Le budget prévisionnel 2016 est présenté et approuvé; par prudence, il inclut l'amende de 125 € que l'asbl risque de devoir payer au SPFF.

MG fait observer, texte officiel et avis de GK à l'appui, qu'il n'y a normalement pas lieu de faire un budget 2017, car l'expression "exercice suivant" fait référence à "suivant... l'exercice écoulé". SM indique qu'il faisait bien la distinction entre prévision de budget (pour l'année suivante) et ajustement de budget (pour l'année entamée).
L'article 18 du ROI devra être clarifié sur base de ces remarques.

Note : par manque de temps, l'AG renonce aux lectures du projet de compte-rendu.

2. partie : renouvellement du C.A.

7. Décharge au C.A. actuel.

On évoque la possibilité de donner décharge par année, sous réserve, partielle ou encore individuelle. EM et YM jugent cette dernière éventualité contraire à la collégialité du CA; FD tient à préciser que le CA est collégial mais pas nécessairement solidaire.

La conséquence prévisible du dépôt tardif des dernières déclarations fiscales est une seconde amende de 125 €; MG rappelle aussi que le CA sortant n'a pas, malgré ses nombreux rappels, répondu à l'injonction du SPFF de justifier par écrit ce dépôt tardif.
MG estime donc toute décharge inconcevable, car elle reviendrait à cautionner en tout ou partie les manquements constatés, avec le risque pour le nouveau CA de devoir se justifier -au nom de l'asbl- devant des tiers.

On décide donc de voter sur une décharge globale (pour la période 2012 à 2015). Résultat du vote : 3 pour, 5 contre, 1 abstention. La décharge n'est pas accordée au CA.

8. Élection du nouveau C.A.

YM a soulevé un problème d'interprétation (au niveau du verbe "répartir"..) de l'art.34 du ROI concernant les modalités de l'élection. L'avis d'YM est pertinent mais SM et RR l'estiment contraire à l'esprit de la modalité souhaitée (qui est de faire un classement au premier tour). Le ROI devrait donc être clarifié lors d'une AG ultérieure. Pour pallier à ce problème, tous les membres présents acceptent pour le premier tour la proposition de SM : attribuer chacun 4, 3, 2 et 1 voix à 4 candidats.

EM retire sa candidature avant le vote, par manque de disponibilité (aggravé par un engagement imprévu dans une autre asbl); il demande toutefois à rester membre du Comité.
Le dépouillement est confié à GK (en tant que seul non votant). YM retire sa candidature après dépouillement du premier tour.

Résultat du second tour (oui,non,abstention):

• BAGUETTE Sébastien : 7, 1, 1
• D'HAESE Frédéric : 6, 1, 2
• GERIN Michel : 9, 0, 0
• MUNHOVEN Serge : 7, 0, 2
• RATZ Réginald : 6, 1, 2

Le nouveau conseil d'administration est donc composé de BAGUETTE Sébastien, D'HAESE Frédéric, GERIN Michel, MUNHOVEN Serge et RATZ Réginald.
Les administrateurs élus acceptent leur mandat (sous réserve pour Serge, qui confirmera au plus vite).

3. partie : cotisation et activités.

9. Fixation du montant de la cotisation (pour 2017) (statuts art.10).

On conserve 10 € à l'unanimité, avec 50 % de réduction en cas d'affiliation au second semestre.

10. Définition des activités prioritaires 2016 (ROI art.25).

En plus des activités proprement dites, un gros travail de migration et de refonte du site pèse sur les epaules du nouveau comité, car l'hébergement Lost-Oasis pose trop de problèmes. SB indique que leur service est en voie d'extinction et qu'ils n'acceptent déjà plus de nouveaux clients; on constate aussi des "blacklistages" de courriels provenant de Lost-Oasis par d'autres hébergeurs.
Par ailleurs, certains membres sont toujours aussi allergiques au wiki.

En plus de ce travail, on adopte après débat la liste suivante d'activités prioritaires :

• Linux Meeting Parties mensuelles
• Présentations (exposés et/ou démos) lors de ces LMP (EM propose Dolibarr et MG l'IoT (Internet of Things))
• au moins une Linux Install Party.

11. Statut de Cercle ULg et partenariats.

Notre siège social et adresse postale reste la Maison de la Fédération des Etudiants ULg, malgré l'absence actuelle d'étudiants parmi nos membres. Selon les contacts de RR, qui va régulièrement y relever le courrier, il n'y a pas de risque à court terme, mais il faudrait traiter ce problème.

4. Divers.

Néant. L'AG se termine à ~23h40.

Annexe 1 : comptes 2015.

Le texte intégral de ces comptes, qui seul fait foi, est consultable au greffe du Tribunal de Commerce ou (pour les membres, sur demande) dans le registre comptable de l'asbl.

Schéma minimum normalisé.

Etat du patrimoine au 31/12/2015.

PM = Pour mémoire

Annexe 2 : budget 2016.