PvAgOr070308

Les membres peuvent consulter le [compte-rendu complet|CrAgOr070308] de cette A.G.
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!! Procès-verbal de l'Assemblée Générale ordinaire du 8 mars 2007

Assemblée Générale ordinaire (A.G.) tenue le jeudi 08.03.2007 à la Maison de la Fédé, place du XX Août, 24 à 4000 Liège.

!!! Présences
Présents : Michel BAILY (20h20->), Frédéric D'HAESE, Michaël FRAIPONT, Renaud MICHEL, Emmanuel MORTIER (20h20->), Yves MULLENEERS, Serge MUNHOVEN, Réginald RATZ, Laurent RICHARD, Walthère THOLET (20h30->).%%%
''(le relevé des présences est joint en annexe; aucune procuration n'a été donnée. Pour mémoire : une personne extérieure avait régulièrement introduit une demande pour assister à l'A.G. mais ne s'est pas présentée)''

!!! Ordre du jour
* Rapport d'activités 2006
* Rapport financier 2006
* Inventaire
* Approbation des comptes 2006 et décharge au Conseil d'Administration (C.A.)
* Activités 2007 et 2008
* Ajustement éventuel du budget 2007
* Budget 2008
* Projet de modification des [statuts|lilit:statuts.php] et du [règlement d'ordre intérieur|lilit:roi.php]
* Débat ouvert sur les "chantiers en rade" :
** site web et hébergement
** local semi-permanent
** problèmes de fonctionnement du comité ''(composition, répartition et identification des tâches, échange d'informations, etc.)''
* Explications du C.A. sur la nouvelle législation "droit des volontaires"
* Réflexion stratégique 2007/2008/2009
* Composition du C.A.
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L'A.G. est ouverte à 20h15.%%%

!!!Rapport d'activités 2006
Le président présente au nom du C.A. le "rapport moral" (voir [Annexe 1|%%page%%#ann1]). Commentaires :
* rappel des critères convenus pour un "local semi-permanent LiLiT". Des pistes restent à approfondir.
* Assez peu d'extérieurs aux LMP, sauf après Retrouvailles.
* Même la page "d'accueil" du wiki n'est pas à jour..
* Aucun retour de l'Autre Pack. Pas de suivi (de LiLiT et de l'équipe Fédé) au niveau "actions ULg".
* La journée à Verviers était bien organisée et bien ciblée.
* pour être moins "à l'étroit", les LIPs devraient être individuelles sur RV, ou organisées dans un autre local.

!!!Rapport financier 2006
Le trésorier présente au nom du C.A. le détail des comptes 2006 (voir [Annexe 2|%%page%%#ann2] (version finale)). Commentaires :
* 10 EUR versés anticipativement à titre de cotisations sont inscrits sous un poste "avances.." distinct, car le montant de la cotisation pourrait être majoré.
* Les 5 EUR virés au compte par Emmanuel avec une mention erronée en communication sont bien à considérer comme un don anonyme.
* le solde créditeur apparait au détail des comptes (pour simplifier) mais n'est pas une recette.
* le bénéfice de l'exercice et le caractère "très rentable" des postes "PAF CDs" sont trompeurs, de nombreuses dépenses cachées étant prises en charge par des membres (ou le sponsor). Même si elle devait être déficitaire, l'activité "Retrouvailles" est jugée essentielle.

En conclusion, la situation financière est saine, avec une encaisse suffisante, mais la moindre dépense importante et récurrente ''(location d'un local, par exemple)'' la mettrait en péril.

!!! Inventaire
Le secrétaire présente au nom du C.A. l'état du patrimoine (voir [Annexe 2|%%page%%#ann2] (version finale)). __Après débat__, la proposition de valoriser le stock de CDs vierges à 1 EUR /pièce (montant de la P.A.F. des CDs gravés) est refusée et les règles d'évaluation laissées inchangées.

!!! Approbation des comptes 2006 et décharge au Conseil d'Administration
Les comptes sont approuvés à l'unanimité par vote à main levée. Après rappel de sa signification, la décharge au C.A. est approuvée à l'unanimité moins 2 abstentions par vote à main levée.

!!! Activités 2007 et 2008

__LIP/LCP :__ elles sont très demandées, "naturelles" pour un LUG et contribuent au "rayonnement" des logiciels libres et de l'ASBL. Il faut donc les maintenir en priorité mais leur organisation laisse à désirer et ne doit plus reposer sur les seules épaules de quelques membres. On suggère d'organiser une "LIP à blanc" pour tenter de solutionner ces problèmes.

__LMP et Retrouvailles :__ outre leur attrait, ces activités permettent des contacts avec proportionnellement peu d'efforts à consentir.

__MiHuy :__ L'activité a permis des contacts, contribue à notre rayonnement et bénéficie du large public "averti" présent. Il faudrait être au moins 3 sur le stand; 2 membres (et un 3ième pour 1 fois sur 2 au moins) se portant volontaires, l'A.G. estime que l'activité peut être maintenue comme prioritaire.

__Conférences :__ des conférences sur des sujets pas trop techniques pourraient attirer un public recherchant une activité plus passive que les LIP et LMP, dont elles pourraient d'ailleurs constituer une "porte d'entrée" (et faire la publicité). Laurent Richard s'engage à trouver des orateurs extérieurs et est prêt à prendre la responsabilité de cette activité, dont LiLiT ne gérerait que l'aspect organisationnel.

En conclusion, l'A.G. décide de laisser la liste d'activités prioritaires inchangée (i.e. MiHuy, Retrouvailles, LMP, LIP/LCP) et charge en outre le comité de tenter l'expérience "conférences" avant fin 2007, si possible en mai.

!!! Ajustement éventuel du budget 2007
Le budget est en équilibre. Après discussion, on maintient un poste de dépense pour achats de (CDs et) gadgets, pour parer à d'éventuels manquements du sponsor. La décision du comité d'avancer éventuellement de l'argent pour payer des factures adressées à un tiers parait en effet difficilement justifiable dans la comptabilité de l'ASBL.

!!! Budget 2008
Le budget 2008 est copie conforme de celui de 2007 (voir [Annexe 3|%%page%%#ann3]). Les budgets sont approuvés à l'unanimité par vote à main levée.

!!! Projet de modification des [statuts|lilit:statuts.php] et du [règlement d'ordre intérieur|lilit:roi.php]
;;:''(en vue d'une modification effective par une AG extraordinaire ultérieure)''

L'examen de cette question avait été demandé lors de la dernière [A.G.|PvAgOr060308]. Serge a présenté au comité un projet de révision qui reste à finaliser. Son idée de faire coïncider la cotisation avec l'année civile, qui simplifierait en outre la gestion des cotisations, est approuvée à l'unanimité, sous réserve d'examen des modalités.

Les autres points de son projet ne sont pas débattus mais l'A.G. réaborde la question de l'introduction de membres adhérents dans nos statuts :
* le système "tous membres effectifs" ne fonctionne pas, de nombreux membres étant aux "abonnés absents" malgré l'absence d'incitation à s'affilier; des mesures de "démission automatique" pourraient être prévues à leur encontre ''(exemple cité : absence non justifiée à 2 A.G. ordinaires consécutives)''.
* Permettre l'affiliation de pur soutien (sans implication) simplifierait la tâche du comité et permettrait même d'inciter à s'affilier.
* En se constituant un "vivier" d'adhérents, on y trouvera plus facilement des candidats membres effectifs en connaissance de cause (des 2 parties).

L'A.G. marque son accord de principe sur cette réforme et charge le comité d'examiner plus avant la question en suivant les directives suivantes :
* sauf mention contraire, les membres adhérents auront exactement les mêmes droits que les effectifs, hormis le droit de vote aux A.G.
* seules les personnes physiques pourront être membres effectifs.
* les conditions d'adhésion seront a priori inchangées, mais les membres effectifs devront d'abord avoir été adhérents un certain temps.

!!! Débat ouvert sur les "chantiers en rade"
* __site web et hébergement__

L'A.G. constate le peu de contributions au wiki, son manque de visibilité extérieure, la non-implémentation des améliorations suggérées par le passé, la préférence de plusieurs membres pour un système type CMS plus convivial et la nécessité d'améliorer l'esthétique du site public. Le webmaster estime qu'il s'agit plutôt d'un problème de création de contenu et de suivi.%%%
Après débat, l'A.G. charge le comité de lancer rapidement un groupe de travail pour discuter, tester et proposer des solutions, avec comme échéance fin 2007 pour arrêter un choix. Le wiki pourra subsister comme espace de travail interne; le groupe examinera en outre la proposition de solution radicale consistant à "fermer" toutes les pages du wiki et à ne rouvrir que celles qui auront été mises à jour et mises sous la responsabilité d'un membre "modérateur", chargé de veiller à ce qu'elles restent à jour.

* __local semi-permanent__

Après débat, l'A.G. estime que la recherche d'un local semi-permanent reste une priorité, car susceptible d'améliorer l'implication des membres : en dehors des activités officielles, ceux-ci y trouveraient un point de ralliement, un lieu pour des réunions informelles ou de travail et pour assurer le suivi des LMP et LIP en y recevant des extérieurs. On suggère par exemple de l'ouvrir tous les jeudis où il n'y a ni LMP ni réunion du comité.

Sous réserve de confirmation par le sponsor d'une contribution mensuelle de l'ordre de 80 EUR, l'A.G. accepte que l'on propose aux tiers au maximum une participation forfaitaire aux frais de local de 100 EUR par mois.

Réginald suggére de nouer un partenariat basé sur la création d'un EPN (Espace public numérique) : LiLiT mettrait en place un local informatique équipé, dont elle assurerait la maintenance dans des limites strictes. Le partenaire assumerait seul la responsabilité de l'EPN et son fonctionnement ''(sauf peut-être des formations en soirée)''; son avantage serait de recevoir l'intégralité des subsides, LiLiT obtenant simplement l'accès au local en soirée ou le WE.%%%
L'A.G. juge problématique la pérennité de ce genre d'activités et la charge de travail; elle rejette la proposition.

* __problèmes de fonctionnement du comité__ ''(composition, répartition et identification des tâches, échange d'informations, etc.)''

Réginald se plaint à nouveau du manque d'attention du comité à la gestion courante et estime "perdre pied" face à une accumulation de petites tâches récurrentes. Mais en l'absence d'une liste claire des tâches à assumer, il s'avère incapable de formuler plus clairement le problème, dont l'examen par l'A.G. (et le comité) est donc postposé jusqu'à ce que cette liste soit disponible.

!!! Explications du C.A. sur la nouvelle législation "droit des volontaires"
Le comité présente aux membres la note d'information qu'il affiche désormais lors des activités. Serge confirme que notre assurance nous met, jusqu'à nouvel ordre, en règle avec la nouvelle loi, dont Emmanuel rappelle la teneur.

!!! Réflexion stratégique 2007/2008/2009
Serge s'interroge sur la direction que doit prendre l'ASBL et ce qu'elle sera dans deux ou trois ans. Sa question reste sans réponse, les membres présents se bornent à constater que notre LUG est très orienté "sensibilisation du grand public".

!!! Composition du C.A.
Le préavis de démission du président en septembre dernier semble n'avoir inquiété que peu de membres, et il n'y a toujours pas de nouveaux candidats au C.A.%%%
Après débat, Serge annonce continuer à faire fonction; l'attribution des postes au sein du C.A. reste inchangée.

La séance est levée à 23h25.

Approuvé par le Comité lors de sa réunion du 22.03.2007, conformément à l'art.18 du R.O.I.%%%

Pour accord,%%%
''--<signatures>--''%%%
%%%
Publié par le C.A. le 08.04.2007, conformément à l'art.10 des statuts.
%%%
%%%
%%%
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!!! Annexe 0 : relevé des présences
''Sera disponible avec la version papier, consultable auprès du C.A.''

!!! Annexe 1 : rapport d'activités 2006%%anchor:ann1%%

* ASBL
** 25 membres à ce jour (+1 en sursis de recotisation)
** 6 membres au Comité
*** dont 3 au C.A. (dont 1 en préavis de démission)
*** dont 1 en voie d'exclusion du comité
** 4 membres invités permanents au Comité
*** dont 1 en voie de révocation
** 12 (+1 mini) réunions de Comité
** manque de participation active (activités et AGs) (ter)
* "Linux Meeting Parties"
** à "L'Elysée" depuis 03.2005
** cherchent passivement à se relocaliser (avec local ? gestion du bar ?)
** pistes infructueuses : "Trinkhall" (MAD-Café), "L'Aquilone", "Espace Roture"
** autres pistes : "Cheval Bleu", (futur) local "LiLiT", ...
** 10 - 20 personnes (25 post-"Retrouvailles" ?)
* Local "LiLiT"
** idéalement :
*** au centre (pas loin)
*** avec armoire et remise
*** avec possibilité d'installation fixe
*** avec connexion réseau
*** avec possibilité d'y tenir aussi les LMPs
*** ...
** pistes infructueuses : "L'Aquilone", "Nadja"; "Espace Roture"; "ULg"
** autres pistes : "Ville de Liège", "La Lumière", "[l'Embarcadère du Savoir|http://www.embarcaderedusavoir.ulg.ac.be/]", ...
* Participation au Marché informatique de Huy "MiHuy"
* "Linux Install Parties"
** +/- trimestrielle :
*** printemps (13.05)
*** fin d'année scolaire (08.07)
*** suite aux Retrouvailles (23.09)
*** ..mais pas suite à l'Autre-Pack
*** (Verviers 09.12 / organisé officiellement par Bawet)
** à la maison de la Fédé, le samedi de 10 à 18h(16h)
** exposés (depuis 08.07)
** à l'étroit ...
* "Fête de l'Internet"
** Commune d'Awans 20.03
* "Autre Pack 2006"
** quiz ludique "Etes-vous accro aux logiciels libres ?"
** repris par le NamurLUG
** retombées ... ?
* "Retrouvailles 2006"
** re-"tentative" !WiFi
** 100 CDs Knoppix (don)
** X00 folders "LiLiT" (don) + "Fiches du Libre" + ...
** organisation (mise en place) à revoir ... (bis)
** contacts et pistes à suivre ...
** comment générer plus de retour / retombées directes ?
* ULg / Fédé
** [3ième article|http://www.fede-ulg.org/spip.php?article387] dans "le P'tit Torê" (articles "trop techniques" ?)
** non réalisé : action vis-à-vis des autorités ...
* Journée du Logiciel Libre à Verviers 09.12
** organisé par le PAC local
** avec Bawet et Bawetic
* Divers
** aide lors des Linux Install Parties du groupe Bawet
* "Le wiki est ... un foutoir rébarbatif !" (ter)
* Manque de suivi (ventes, installations, FAQ, ...; un peu mieux)
* Manque de visibilité "passive"
* "Nous rêvons de 'task-forces' dynamiques et efficaces ..." (ter)
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!!! Annexe 2 : comptes exercice 2006%%anchor:ann2%%
;:''(3ième exercice; comptabilité simplifiée des petites ASBL - suivant prescriptions A.R. du 26 juin 2003)''
;;:--PM = Pour mémoire / PAF = Participation aux frais--
{bt
poste|description||recettes|dépenses
----
|solde créditeur au 01/01/06||340,23|
----
|cotisations des membres||170|
----
|avances sur cotisations futures||10|
----
|dons de membres||110|
----
|don anonyme inconditionnel||5|
----
|frais de site internet et de nom de domaine|||62,33
----
|intérets créditeurs||7,39|
----
|recettes de PAF CD's hors ci-dessous||153,5|
----
|frais de promotion et de publicité|||0
----
|assurance RC|||24,91
----
|trop-perçu frais d'hébergement||5,77|
----
|achat de CD's (par sponsor)|||PM
----
----
activité «Fête de l'Internet à Awans» :||||
----
|PAF des CD's et gadgets||73|
----
|achat de CD's (100 CD's reçus)|||PM
----
|achat de gadgets (par sponsor)|||PM
----
----
activité «Retrouvailles» :||||
----
|frais de stand et d'électricité|||185,25
----
|PAF des CD's et gadgets||173|
----
----
----
|__total__||1047,89|272,49
----
|solde au 31/12/2006||775,4|
----
|vérification :||272,49|272,49
----
|__exercice propre (hors héritage et frais d'étab.)__||__707,66__|__272,49__
----
|bénéfice de l'exercice :||435,17|
}

!!!! Annexe des comptes annuels 2006
!!!! 1. Résumé des règles d'évaluation
L'exercice se termine au 31 décembre. Les biens seront évalués à leur valeur réelle de marché, hormis le stock de CDs préimprimés au nom de l'ASBL évalué sur base d'1 EUR par CD ''(équivalent à la P.A.F. lors de leur distribution)''.

!!!! 2. Adaptation des règles d'évaluation
Néant.

!!!! 3. Informations complémentaires
Les liquidités se limitent au compte à vue de l'association. Il n'y a pas de compte de caisse : lors des activités, toutes les liquidités nécessaires sont prélevées sur le compte ou avancées par des membres contre remboursement ultérieur. Les encaissements reçus en espèces sont versés au compte sans délai par le trésorier.

Lors des activités du groupe, certains membres mettent ponctuellement et gratuitement à disposition de l'association du matériel (ordinateurs, multi-prises, etc.) sous leur seule responsabilité. En l'absence de toute garantie réciproque (cf art.18 des statuts), ce matériel n'est pas repris dans les droits et engagements.

Les dons à l'association étant a priori inconditionnels et sans obligation (cf art.18 des statuts), ils sont repris aux budgets et comptes, mais pas dans les droits et engagements.

L'association bénéficie d'un local gratuit pour ses réunions administratives auprès de la Fédération des Etudiants ULg, qui héberge son siège social. Ce "droit" est lié à sa qualité de Cercle ULg, reconnu par cette Fédération (et attesté par une mention dans la liste des Cercles publiée par celle-ci), mais n'est pas garanti et est difficilement quantifiable.
Ce point n'est donc repris dans les droits et engagements que pour mémoire.

Hormis le solde du papier A4 couleur acheté en 2005, le stock de papeterie ainsi que celui de denrées alimentaires et d'accessoires (couverts plastiques, raviers, gobelets, etc.) est hérité de l'ancienne association de fait, est très limité et partiellement périmé. Il n'est donc repris que pour mémoire.

Le stock de 100 CDs vierges a été offert par un tiers. Le lot de gadgets divers (pin's, magnets, etc) a été offert à l'ASBL par son sponsor et est évalué sur base de la facture d'achat transmise par ce dernier. Enfin, le sponsor a également fait don à l'ASBL d'un graveur DVD neuf, évalué à sa valeur d'achat.

!!!! 4. Etat du patrimoine
{bt
AVOIRS|DETTES
----
Immeubles (terrains,...)%%%* appartenant à l'association en pleine propriété : __0__%%%* autres : __0__|Dettes financières : __0__
----
Machines%%%* appartenant à l'association en pleine propriété : __0__%%%* autres : __0__|Dettes à l'égard des fournisseurs : __0__
----
Mobilier et matériel roulant%%%* appartenant à l'association en pleine propriété : __0__%%%* autres : __0__|Dettes à l'égard des membres : __0__

----
Stocks%%%*100 CDs vierges : __50__%%%* CDs préimprimés : __13__%%%* CDs préimprimés et gravés : __0__%%%* autres CDs gravés et/ou obsolètes (104) : pour mémoire%%%* 2 t-shirts "Fosdem 2003" : __25__%%%* 2 coffres à outils : __60__%%%* graveur DVD : __55__%%%* accessoires informatiques divers : __80__%%%* matériel informatique obsolète : pour mémoire%%%.%%%* imprimés promotionnels divers : pour mémoire%%%* collection de revues informatiques obsolètes : pour mémoire%%%* solde denrées alimentaires et accessoires : pour mémoire%%%* papeterie et accessoires : pour mémoire __sauf__ :%%%* solde papier A4 couleur (250 f.) : __7__%%%.%%%* lot de gadgets ("pin's", magnets, etc) : __139__%%%* étendard aux couleurs de l'ASBL: __65__%%%* mascotte "Tux" en peluche : __24__%%%* mascotte "Tux" gonflable : __17__|Dettes fiscales, salariales et sociales : __0__
----
Créances : __0__|
----
Placements de trésorerie : __0__|
----
Liquidités : __775__ --(775.4)--|
----
Autres actifs : __0__|Autres dettes : __0__

}
%%%
{bt
DROITS|ENGAGEMENTS
----
Subsides promis : __0__|Hypothèques et promesses d'hypothèques : __0__
----
Dons promis : __0__|Garanties données : __0__
----
Autres droits : __0__%%%* mise à disposition d'un local de réunion par%%%la Fédération des étudiants ULg : pour mémoire|Autres engagements : __0__
}
----
!!! Annexe 3 : Budgets 2007 (ajustement) et 2008%%anchor:ann3%%
;;:--PM = Pour mémoire / PAF = Participation aux frais--

!!!! Budget prévisionnel 2007
{bt
poste|description||recettes|dépenses
----
|compte au 1/01/2007 (report compte 2006)||775,4|
----
|cotisations des membres||160|
----
|dons de membres||100|
----
|dons divers||150|
----
|frais de site internet et de nom de domaine|||80
----
|intérets créditeurs||10|
----
|recettes de PAF CD's hors ci-dessous||100|
----
|assurance RC|||25
----
|achats divers|||100
----
----
activité «Retrouvailles»||||
----
|frais de stand et d'électricité|||200
----
|PAF CD's et gadgets||150|
----
|frais divers d'organisation|||50
----
|achats des CD's|||80
----
|imprimés|||50
----
|achats gadgets|||50
----
----
|__total__||1445,4|635
----
|encaisse prévisionnelle au 31/12|||810,4
----
|vérification :||1445,4|1445,4
----
|__exercice propre__||__670__|__635__
}
%%%
!!!! Budget prévisionnel 2008
{bt
poste|description||recettes|dépenses
----
|compte au 1/01/2008 (report budget 2007)||810,4|
----
|cotisations des membres||160|
----
|dons de membres||100|
----
|dons divers||150|
----
|frais de site internet et de nom de domaine|||80
----
|intérets créditeurs||10|
----
|recettes de PAF CD's hors ci-dessous||100|
----
|assurance RC|||25
----
|achats divers|||100
----
----
activité «Retrouvailles»||||
----
|frais de stand et d'électricité|||200
----
|PAF CD's et gadgets||150|
----
|frais divers d'organisation|||50
----
|achats des CD's|||80
----
|imprimés|||50
----
|achats gadgets|||50
----
----
|__total__||1480,4|635
----
|encaisse prévisionnelle au 31/12|||845,4
----
|vérification :||1480,4|1480,4
----
|__exercice propre__||__670__|__635__
}