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Procès-verbal.

Assemblée générale extraordinaire 2021.

(version finale approuvée à la réunion du Comité du 14/03/2021)

Date : mercredi 24 février 2021
Heure : en prolongement de l'AG ordinaire (donc pas avant 20h30)
Lieu : en ligne via BigBlueButton et Framavox

L'ordre du jour de l'AG extraordinaire 2021

Membres effectifs présents : BAGUETTE Sébastien (SB), D'HAESE Frédéric (FD), GIACOMELLI Michel (MGia), LEJEUNE Christophe (CL), MORTIER Emmanuel (EM), MUNHOVEN Serge (SM), RATZ Réginald (RR) (3 administrateurs sortants sur 3 sont présents)

Membres adhérents présents : DORBOLO Sylvain (SD), EMPAIN Alain (AE)
+ membre représenté : MASSET Dominique (DM) (procuration à BAGUETTE Sébastien - mail du 23/2, acceptée le 24/2).

Membres excusés : PAQUAY Michel (MP), ZEGELS Josette (JZ), BOUGNET Claude (CB).

1. Relevé des présences et des procurations. Vérification du quorum. Désignation d'un rédacteur pour le compte-rendu en fin d'AG.

L'AG débute à 21h11.
10 membres sont présents ou représentés, dont (initialement) 7 effectifs votants. Cette AG étant soumise à un quorum de 3/4 des membres effectifs, le quorum est donc atteint.
SB reste désigné modérateur (et président de séance) et RR rédacteur, comme à l'AG qui précède.

MGia remercie SB pour tout le boulot au sein de LiLiT et dit avoir apprécié sa compétence et disponibilité; il espère qu'on pourra encore compter sur son appui ponctuel à l'avenir. Il souhaite que la future Mlle Baguette soit aussi "geek" que Tristan, une fois l'âge venu..
SB le remercie et confirme la nouvelle, qui va forcément bouleverser son quotidien et justifie sa fin de mandat. Il est possible qu'il participe ponctuellement mais il ne sera a priori plus disponible. En réponse à SM, SB restera "webmaster pour le maintien du site en état de marche" et précise être prêt aussi à passer la main, en aidant un successeur éventuel pour la transition et/ou une réécriture du site web.

2. Modifications des statuts et du ROI (suivi des propositions de février 2020).

Pour rappel, des justificatifs ont été transmis pour les modifications antérieures des textes ("v1" et "v2" en 2020, "v3" et "v4" en 2021). Concernant sa proposition de "variante 3" à l'art.32 du nouveau ROI (justificatif : voir "v2"), RR fait remarquer qu'elle se trouve implémentée dans Framavox (voir le document exemple-pr-ROI32V3.pdf) : ce n'est donc pas une idée "originale"; le même logiciel implémente le vote "classique" (cf sondage de type proposition avec options=accord, abstention, désaccord) qu'on a utilisé ce soir.
On demande d'abord s'il y a des critiques sur ces modifications ou sur le fait que le vote porte d'abord sur la variante 3 de l'art.32.

SM se souvient du problème ayant conduit à modifier le ROI art.32 et d'avoir soumis une correction mais se plaint de ne pas avoir, pour juger sur pièce, un document montrant l'intégralité des modifications proposées par rapport aux textes actuels. Toutefois, tant que l'esprit de la modification est identique, il n'a pas d'objection sur la reformulation "Var.3" de l'art.32.
RR répond que les modifications ont suivi plusieurs étapes, avec en final des transferts de portions d'articles entre ROI et statuts, et qu'un tel document (un "diff" global qui mélangerait tout) serait difficile à comprendre, comparé aux documents "v1" à "v5".

Hormis quelques corrections de pure forme (en rouge dans le PDF transmis), les textes ("v5") joints à la convocation proposent les modifications ou confirmations suivantes (en surligné jaune dans le PDF transmis) :

• divers quorums et durées, qu'on passe en revue (en affichant les textes dans BBB); il n'y a aucune demande de modification
• à l'art.13 des nouveaux statuts, le retrait éventuel du mot "votant" : RR le juge superflu voire prêtant à confusion (soit c'est une majorité simple, soit c'est une majorité absolue...). Interrogé par RR, SM n'a pas de souvenir précis de la raison d'être du mot "votant" (déjà présent dans les statuts de 2004..). Interrogé sur le sujet, RR rappelle au moyen d'un exemple la différence entre majorité simple et absolue
• à l'art.18 du nouveau ROI, l'ajout de la possibilité de désigner lors d'une même AG un membre adhérent membre effectif puis administrateur. SB estime l'ajout utile pour faciliter une future relance de l'ASBL
• à l'art.32, les 3 variantes déjà évoquées

On propose donc un vote global sur l'adoption des textes "v5" en l'état, avec la variante 3 pour l'art.32 du ROI.

Un premier vote sur le ROI est largement favorable (6 "pour" exprimés), mais SM estime qu'on le force à "voter à l'aveugle", en l'absence de présentation en séance des textes des modifications; SB et RR tentent alors d'uploader et afficher dans BBB le premier de ces textes, mais l'opération est trop lente par rapport au prochain départ de SM (qui doit partir avant 22h).
SM suggère un report d'AG pour permettre la consultation des textes, mais RR rétorque que, puisque l'AG a le quorum requis, le report ne peut s'appliquer (il faudrait relancer toute la procédure de convocation d'AG..). EM propose comme alternative la "mise en prolongation" de l'AG : on suspend la séance, on reprend dans X jours, mais c'est la même AG qui se poursuit; SM rétorque que ce n'est pas prévu dans nos statuts.
CL demande des explications et insiste pour ne pas multiplier les AG inutilement. MGia exprime son agacement et voit un problème démocratique dans le fait qu'un seul membre bloque la conclusion des votes. RR propose comme compromis de poursuivre le vote mais de temporiser la publication officielle des textes, au cas où un problème y serait détecté.

SB propose alors un vote global à bulletin secret sur l'adoption des statuts avec "prise de température", dont le résultat est :

• 4 voix pour l'adoption des statuts
• 2 voix pour l'adoption mais avec attente avant publication
• 0 voix contre l'adoption
• 1 voix pour le report de l'AG

L'adoption réunissant plus de 2/3 des voix, l'AG décide que les statuts sont adoptés mais postpose leur publication de 2 semaines, en demandant à SM de communiquer au plus tard le 10/3 ses remarques éventuelles qui remettraient en cause cette publication. RR s'engage en outre à lui déposer dans la semaine copie papier des modifications "v1" à "v4".

Suite au vote de l'art.11 des nouveaux statuts, le comité propose de fixer à titre de période transitoire une date limite pour le payement des cotisations 2021; l'AG vote à l'unanimité pour la date du 1/7.
(note : suite à un oubli, cette décision a été en fait votée en fin d'AG)

3.1. Désignation d'Alain EMPAIN comme membre effectif.

Vu le résultat des votes antérieurs, et en application des nouveaux textes, l'AG peut passer au vote.
Résultat du vote (oui, non, abstention) : 6, 0, 1
SM annule son vote mais cela n'affecte pas le résultat (cf 2/3 des 7 effectifs atteint, suivant art.7 des nouveaux statuts): la désignation est donc acceptée.

3.2. Election éventuelle d'Alain EMPAIN à l'O.A.

Cette élection, annoncée à l'ordre du jour, est proposée en application de l'art.18 du nouveau ROI. SM soulève toutefois une objection de procédure : selon lui, la candidature n'est pas formellement valable parce qu'elle n'a pas été déposée par AE lui-même, via un mail sur la liste officielle (cf art.1 de l'ancien ROI), mais seulement annoncée dans la convocation définitive envoyée le 9/2. RR est perplexe; d'autres membres ne comprennent pas le sens de cette objection.

(SM quitte la séance à 21h56; le quorum reste atteint, avec ou sans AE : 6 ou 7 effectifs sur 7 ou 8)

Au-delà des détails formels, CL invite alors à considérer l'esprit des règles et les conséquences concrètes :

• le but réel d'une annonce officielle à tous les membres est, d'une part, d'éviter de désigner un candidat contre son gré (or, AE ne l'a pas désavouée, participe bien à l'AG, et précise aussi que, puisqu'il était prévu de l'inclure dans la convocation, il considérait son dépôt de candidature comme implicite); d'autre part, d'en informer tous les membres pour qu'ils puissent réagir et/ou participer à l'élection (ce qui a bien été fait). Personne n'a donc été trompé, lésé ou mal informé;
• il rappelle la difficulté à trouver des candidats et à rassembler les participants à une AG, en prévenant qu'il n'est pour sa part pas disposé à multiplier les AG
• enfin, il rappelle que tout ceci a pour objectif d'assurer la pérennité de l'ASBL, et qu'on est dans une situation critique où toutes les énergies doivent être encouragées et non pas gaspillées. Il remercie donc AE pour sa candidature et regrette ces tergiversations.

Cette argumentation emporte l'adhésion et on décide de procéder au vote.

Résultat du vote (oui, non, abstention) : 6, 0, 0
(AE n'a pas participé au vote)

Le nouvel élu accepte son mandat et est félicité par plusieurs membres présents.

L'AG extraordinaire se termine à 22h11.

En prolongement de l'AG, le nouvel O.A. discute de l'attribution des postes prévue à l'art.19 du nouveau ROI : en cas de statu quo pour FD et RR, il resterait à attribuer le poste de président. AE et CL sont donc clairement sollicités.
AE (qui habite à 60km) ne veut plus se déplacer à Liège pour des réunions; CL a déjà signalé ne pas être disponible, pour cause de multiples autres engagements (et raisons de santé). SB, FD et RR (qui gèrent déjà le site, le compte et les formalités) les rassurent en rappelant que ces postes n'ont aucune existence légale donc pas d'effet en externe (et quasiment pas en interne).
AE se souvient avoir été sollicité pour être président à la fondation de LiLiT (mais il avait décliné faute de disponibilité); CL embraie alors en sollicitant le poste (inexistant) de vice-président et en adressant à AE un vibrant plaidoyer lyrique qui fait sourire tout le monde : "réaliser enfin son lointain rêve de fondateur en occupant ce poste honorifique", "ne pas avoir de regrets plus tard", etc etc
AE n'y résiste pas et accepte le poste de président.