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Procès-verbal.

Assemblée générale ordinaire 2022.

(version finale approuvée à la réunion du Comité du 12/4/2022)

Date : mercredi 23 mars 2022
Heure : 19h
Lieu : en ligne via BigBlueButton

L'ordre du jour de l'AG ordinaire 2022
(les documents de support avaient été communiqués avant l'AG via ce lien)

Membres effectifs présents : BAGUETTE Sébastien (SB), D'HAESE Frédéric (FD), EMPAIN Alain (AE), LEJEUNE Christophe (CL), MORTIER Emmanuel (EM), MUNHOVEN Serge (SM), RATZ Réginald (RR) (4 administrateurs sur 4 sont présents)

Membre adhérent présent : MASSET Dominique (DM)

Membres excusés : néant

1. Relevé des présences et des procurations. Désignation d'un rédacteur pour le compte-rendu en fin d'AG.

L'AG débute à 19h10. Aucune procuration n'a été donnée.
Etant l'auteur des documents de support, RR est désigné rédacteur : il partagera son écran pour commenter les documents (et une ébauche de PV) et, au besoin, prendra note "en live" via le chat (outil "Discussion publique") accessible à tous.
En tant que président, AE est désigné modérateur : au besoin, il gérera les échanges et la parole et surveillera le chat et d'éventuelles mains levées.
(Après les 2 arrivées ci-après,) 8 membres sont présents ou représentés, dont 7 effectifs votants (la majorité absolue est donc à 4 voix).

1. partie : formalités administratives.

2. Présentation de l'état du registre et de la liste des membres. Etat du Comité.

Du 5/7/2020 au 5/7/2021 (5/7 = date-anniversaire de référence pour la mise à jour annuelle), ont été inscrits au registre des membres la désaffiliation de N. PAMIO et la désignation comme membre effectif d'A. EMPAIN, actées par la précédente AG en 2021; depuis cette AG, M. GIACOMELLI (MGia) s'est désaffilié (la confirmation datant d'oct.21, l'inscription au registre est postérieure au 5/7).
Nous avons eu 2 nouveaux adhérents (MM. BAAR et LOSFELD).
Contacté hier, M. DORBOLO confirme ne pas souhaiter recotiser et se consacre désormais à d'autres activités; il reste intéressé par de futures activités, si consistantes (il était venu en oct.2021 à une LMP en vain, parce qu'Internet n'était pas rétabli au local de Grivegnée-bas); donc veiller à l'en informer! L'AG acte sa désaffiliation par défaut de cotisation.
Le nombre total de membres passe donc à 19, dont toujours 7 effectifs.

(EM rejoint la séance à 19h15)

Etat du comité :

• le départ de MGia nous prive d'un membre très actif;
• la situation n'a guère évolué depuis la dernière AG en 2021 : 2 des 5 membres sont toujours quasi-indisponibles et, sur les 4 invités permanents, seul le webmaster (et administrateur sortant) est actif épisodiquement.

3. Comptes 2021 et inventaire : présentation.

(voir Annexe 1)

Le journal unique 2021 a déjà été communiqué aux membres le 2 janvier dernier; il n'y avait rien de notable sauf le payement tardif de l'assurance CBC 2020, une publication au Moniteur (mise à jour des statuts) et, à partir de février, l'application par Argenta de frais bancaires forfaitaires qui sont assez lourds (3,95 EUR/m) pour un compte aussi peu doté que le nôtre !
Comme précédemment, les nouvelles cotisations résultent d'efforts de membres du comité pour aider des tiers.

(SM rejoint la séance à 19h17)

L'inventaire officiel est inchangé et le "grand rangement" toujours pas finalisé. En oct.21, RR a eu accès à l'armoire du local des LMP et a fait un premier tri (dont des bières périmées ); MGia n'a pas souhaité récupérer matériel ou boissons dans cette armoire (..et a laissé sur place à disposition son routeur wifi) mais RR le recontactera pour des objets particuliers.
DM avait hérité de matériel -dont 3 portables- mais il s'avère obsolète ou en mauvais état; SB a pu récupérer 4 PC déclassés auprès de son employeur, pour lesquels LiLiT pourrait avoir à payer une facture symbolique de 1 EUR; il a aussi extrait quelques pièces utiles d'anciens serveurs bons à jeter.

L'état des comptes 2022 sera présenté au point 12, lors de la discussion du budget.

4. Pause pour consultation des pièces comptables et des comptes. Q/R.

On présente les 5 factures 2021.
En réponse à AE, on rappelle que le nom "Liege Lunix Team" sur la facture Gandi est une erreur ancienne dont la correction aurait un coût, donc on l'ignore.

5. Approbation des comptes.

Les comptes sont approuvés à l'unanimité et seront signés par 2 membres de l'O.A. pour dépôt au greffe.

6. Etat "administratif" de l'ASBL : rapport de l'O.A.

Les deux nouveaux administrateurs nommés à la dernière AG s'étaient engagés uniquement pour pérenniser l'ASBL; RR, qui s'était engagé à assumer à nouveau la totalité de la "gestion administrative", a toutefois pu compter sur leur aide.
SB, ancien administrateur, a poursuivi son "service webmaster minimum". Il gérait aussi jusque 2020 la déclaration fiscale, tâche qu'on a oublié de reprendre (dans le prolongement de "l'inscription UBO", faite en août 2021 par CL et RR) : la déclaration Ex.2021 n'a pas encore été rentrée (la date limite officielle était le 28/10) mais l'O.A. veillera à le faire au plus vite.
Par contre, la transition s'est faite sans couac entre SB et RR pour les outils de gestion en ligne (gestion des comptes OVHcloud et Gandi, aliases lilit, etc). SB avait re-clarifié la définition des comptes et le payement se fait désormais par domiciliation (OVH) ou virement pour alimenter un compte de pré-payement (Gandi); on évite donc notes de frais et remboursements a posteriori.

Le point noir majeur concerne les PV de réunions : il y a à nouveau du retard et peu de résorption du retard ancien, RR ayant été accaparé par des tâches hors gestion admin (voir plus loin). Pour rappel, ces PV sont listés et accessibles depuis la page AsblInfos.

Enfin, contacté hier par RR, l'agent local (Ch. PIRE) de la Ville de Liège confirme que notre demande de "convention local" pour le local LMP à Grivegnée-bas n'a toujours pas abouti, ce qui rend compliquée la reprise d'activités sur place (M. PIRE étant contraint d'être présent en soirée pour ouvrir et fermer le local, on ne peut l'envisager qu'avec la garantie d'une fréquentation suffisante..).

SM n'a jamais fréquenté ce local mais signale (d'expérience) la possibilité d'activités dans une sorte de maison intergénérationnelle près de la Place des Nations-Unies (quartier Vennes) et rappelle notre BBQ inter-LUG à celle d'Outremeuse (dont CL nous renseigne pour info le contact actuel) : la responsable avait proposé à l'époque la mise à disposition d'un local en échange d'ateliers informatiques pour seniors.

7. Etat de l'asbl et actions réalisées : rapport du Comité.

Depuis la dernière AG, très peu de possibilités d'activités "en live" se sont présentées : le 16/9/21, AE et RR ont toutefois assuré une "journée de présentation Linux" dans les locaux namurois de (et en collaboration avec) Media-Animation ASBL; RR a aussi participé à quelques-uns de leurs ateliers à Florzé, mais doit encore rédiger un suivi écrit du 16/9.
Deux tentatives de LMP "en live" (les 7/10 & 4/11/21) au local habituel, suite à l'assouplissement des restrictions sanitaires, ont donné peu de résultats, en partie parce que la connexion internet n'était plus disponible (elle est à présent rétablie, mais reste toujours limitée). Pas mieux pour les LMP "en distanciel" (au moins une a même fait chou blanc!), même si on a eu quelques visiteurs réguliers (comme Fr.Robert, JHC, M. Gerin et/ou M.Hubert).

A la même époque, nous avons tenté -à défaut d'être autorisés à tenir un stand sur place au Sart-Tilman- de créer une page dédiée aux nouveaux étudiants ULiège, mais ça a été un flop total.
En prolongement, nous (en particulier CL et AE) avons toutefois noué un contact avec une personne interne à l'ULiège, active dans un projet lié à la sobriété numérique. Vu les avantages des logiciels libres à cet égard, nous avons l'espoir de pouvoir par ce biais réagir un tant soit peu à "l'invasion" récente de l'ULiège par les produits Microsoft. Le suivi reste néanmoins à faire et, à ce stade, il n'est pas certain ni que nous soyons à même d'aider concrètement ces personnes, ni que leurs actions puissent faire avancer la cause des logiciels libres et leur usage au sein de l'ULiège.

L'essentiel de nos activités s'est donc résumé à répondre à des sollicitations par mail et à en assurer le suivi, ce que RR juge déjà trop chronophage; il note aussi que plusieurs sollicitations passées sont restées sans suivi utile.

8. Décharge à l'O.A. actuel : vote.

La décharge est accordée par 6 votes pour, 1 contre (SM) et 0 abstention.

(EM s'absente quelques instants pendant cette discussion)

Même s'il n'a pas pu réagir à l'époque (étant accaparé par d'autres problèmes), SM a eu beaucoup de mal à accepter certains contenus de la "page étudiants" : il a lui-même eu l'expérience d'une autre institution qui "vendait ses étudiants" à Microsoft en les invitant d'emblée à ouvrir un compte Office365 gratuit et en utilisant exclusivement leurs produits pour ses formations bureautiques. Il n'est pas d'accord avec l'approche conciliante qui consiste à montrer aux étudiants qu'ils peuvent "manger aux deux rateliers", rappelant qu'il n'y a ni M, ni G dans LiLiT (allusion tacite à GAFAM).
RR (co-auteur de cette page) concède que la page est assez "racoleuse", mais c'est parce que nous étions placés devant le fait accompli (les nouveaux étudiants ULiège sont dotés d'un compte MS Office 365 sans aucune offre alternative). Au final, le problème est un peu tombé à l'eau, puisque la page n'a pas généré le moindre retour !

2. partie : activités et budget.

9. Discussion ouverte sur les projets d'activités.

Eléments de contexte :

• les initiateurs allemands du "Linux Presentation Day" ont annoncé sa tenue en présentiel au printemps 2022 (autour du 21/5), mais nous n'avons pas encore repris contact avec l'équipe Chiroux depuis oct.2020 et le relais belge (M. GERIN) a lui aussi des problèmes de disponibilité
• au niveau collaboration éventuelle avec l'équipe de Grivegnée-bas, M. PIRE a précisé que la "fête de quartier" (à laquelle nous avions tenu un stand en avril 2019) n'est pas à l'ordre du jour (uniquement l'inauguration d'un petit parc aux abords du local LMP)
• du côté Fédé, on semble demandeur du retour d'activités en présentiel et la salle du rez-de-chaussée est normalement à nouveau disponible; mais il s'agit de simples contacts mail avec des permanentes, sans qu'on sache la fréquentation qu'on pourrait espérer et si d'autres Cercles y ont déjà mené des activités avec succès. Le flop susmentionné de la page "accueil étudiants" est démotivant et il faudrait en tout cas bien réfléchir à l'angle d'attaque...
• les soutiens pour les LMP annoncés à la dernière AG ont eu peu de suites en terme de participation de membres (l'un d'eux s'en est excusé en expliquant avoir pris d'autres engagements suite à l'arrêt prolongé des LMP "en live")
• par contre, certaines sollicitations individuelles (voir commentaire de MGia à la dernière AG) ont été traitées avec succès, mais avec à nouveau trop peu de personnes-ressources.
• RR se dit "noyé" et voudrait donc pouvoir se concentrer sur la gestion administrative et sa remise en ordre; donc, par exemple, en tant qu'abonné derrière l'adresse info@, se limiter à faire suivre au besoin et vérifier qu'une réponse est donnée.

Discussion :

• pour les activités à venir, RR est d'avis d'accorder la priorité de nos efforts aux sollicitations individuelles, en particulier s'il s'agit de nos membres, et au suivi des contacts susmentionnés. Il rappelle les remarques de SM et MGia en 2021 concernant l'importance de maintenir un "point de présence" via par exemple les LMP; mais, à nouveau, qui est prêt à l'assumer ?
• SM demande ce qui existe encore à Liège au niveau LIP; RR n'a pas connaissance, hormis peut-être de temps au temps au LGHS, d'autre chose que la LIP Eneo mensuelle à Grivegnée, à laquelle il essaie de participer (aussi pour rendre la pareille à JHC, bénévole lors de nos activités). Actuellement, c'est là qu'on dirige les demandes d'installation qui nous parviennent, si pas d'alternative (seul contre-exemple récent : une tentative avortée lors de la LMP du 7/10 ...sans internet)
• du fait de ses obligations familiales, SB n'est plus disponible que pour une activité ponctuelle (par ex. 1x LIP ou LPD aux Chiroux ou ailleurs); à défaut de compétences informatiques suffisantes, DM reste partant pour assurer de la logistique pour toute activité
• CL insiste pour qu'on évite de fonctionner dans des conditions dégradées, en particulier sans une bonne connexion internet (ne serait-ce que pour les petites recherches à faire en cours de séance, et aussi pour un motif pédagogique : pouvoir montrer à la personne les ressources en ligne disponibles)
• CL juge donc que la Maison de la Fédé est un lieu adéquat; SB tempère en matière de visibilité (on a déjà vu des personnes se tromper et aller dans le complexe ULiège en face) et de facilité de parking
• même si c'est moins facile, SM estime qu'on peut toujours s'en sortir face à des "conditions dégradées" : par exemple, en réponse à CL, il estime qu'une LIP avec une simple connexion "passerelle 4G" est possible en intercalant un "cache" (CL rétorque qu'il faut la personne capable de l'installer!). Il cite aussi le cas d'un "tunnel SSH inverse" utilisé à la mezzanine du Sauvenière pour contourner les limitations de leur accès WiFi. Bref, si on l'a fait il y a 10 ans, on doit pouvoir le refaire en 2022 (même s'il note, exemple à l'appui, que des choses simples sont parfois devenues compliquées ); et, en principe, on devrait prévoir des "plans B" pour parer à toute éventualité
• pour conclure, RR rappelle qu'en 2021, on n'avait pas d'activités prioritaires et que le Comité avait même décidé de ne plus garantir la tenue des LMP en ligne (cf la mention actuellement présente sur notre page d'accueil); reviendra-t-on à des LMP assumées par (au moins 1 membre de) LiLiT en 2022 ?

(AE quitte la séance à 19h56; au préalable, sur base de l'ébauche de PV présentée, il a approuvé les points 11 et 12 ci-après. DM s'absente un bref instant)

• CL propose, pour améliorer la visibilité et l'efficacité des LMP, d'y renvoyer systématiquement le traitement des sollicitations qu'on reçoit par mail; en réponse à SM, il précise que cela pourrait être une LMP par visio-conférence, même si le but serait bien de se rapprocher des LMP "ancienne manière".
  RR signale que, jusqu'à présent, on n'a pas vraiment fait d'assistance en ligne lors des LMP, mais plutôt renvoyé aux LIP Eneo; il a néanmoins pratiqué aussi avec succès l'assistance individuelle via DWService (pour lequel il avait d'ailleurs créé un petit compte au nom de LiLiT) et trouve ce système efficace (même si fort "intrusif").

10. Définition des activités prioritaires 2022.

Sur base de la discussion qui précède et sur proposition de SB, l'AG décide :

• de lancer un appel à volontaires sur member@ pour une/des LMP (en présentiel ou en ligne) ainsi qu'une éventuelle LIP aux Chiroux (si ceux-ci sont partants); en cas de réponses positives en nombre suffisant :
  • le cas échéant, contacter les Chiroux pour l'organisation d'une LIP
  • comme suggéré plus haut, renvoyer aux éventuelles LMP le traitement des sollicitations
• dans le cas contraire : à chaque sollicitation reçue (par mail ou lors d'une LMP en ligne), lancer un appel sur member@ pour sa prise en charge par un volontaire (via une rencontre ou une assistance à distance); en l'absence de réponse positive, recontacter la personne demandeuse pour lui dire qu'on est à ce moment dans l'incapacité de lui répondre, et a priori la renvoyer vers la LIP Eneo.
  Les personnes derrière info@ ne seraient donc plus tenues que de "dispatcher les demandes" et recontacter. CL en profite pour remercier RR pour le travail accompli; RR répond rêver simplement de revoir la surface de son bureau...

En conclusion, les activités prioritaires dépendront des réponses à l'appel aux membres.

11. Fixation du montant de la cotisation (pour 2023).

Conformément à la discussion menée à la dernière AG, et constatant en outre qu'aucun membre n'a sollicité la réduction de ce montant, l'AG décide de maintenir le montant nominal à 10 EUR, avec réduction de 50% en cas d'affiliation entre le 1/7 et le 31/12; la possibilité de tarif réduit votée en 2021 est maintenue.

12. Proposition de budget 2022(-2023) et approbation.

(voir Annexe 2)

A ce jour, le compte a un solde de 882,95 EUR et les cotisations ont bien été payées avant la date de cette AG, conformément à la nouvelle règle statutaire. Nous n'avons donc aucun problème de trésorerie pour 2022, même en conservant une réserve égale aux frais d'une publication au Moniteur.

Comme aucune activité générant des frais n'est envisagée à ce stade, on peut se contenter d'inscrire une petite dépense "achats divers".

Le budget tel que proposé est approuvé.
(pas de prévision de budget pour 2023)

L'AG ordinaire se termine à 20h16.

Annexe 1 : comptes 2021.

Le texte intégral de ces comptes, qui seul fait foi, est consultable au greffe du Tribunal de l'Entreprise ou (pour les membres, sur demande) dans le registre comptable de l'asbl.

Schéma minimum normalisé.

Etat du patrimoine au 31/12/2021.

PM = Pour mémoire

Annexe 2 : budget 2022.