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Procès-verbal.

Assemblée générale ordinaire 2021.

(version finale approuvée à la réunion du Comité du 14/03/2021)

Date : mercredi 24 février 2021
Heure : 19h30
Lieu : en ligne via BigBlueButton et Framavox

L'ordre du jour de l'AG ordinaire 2021

Membres effectifs présents : BAGUETTE Sébastien (SB), D'HAESE Frédéric (FD), GIACOMELLI Michel (MGia), LEJEUNE Christophe (CL), MORTIER Emmanuel (EM), MUNHOVEN Serge (SM), RATZ Réginald (RR) (3 administrateurs sortants sur 3 sont présents)

Membres adhérents présents : DORBOLO Sylvain (SD), EMPAIN Alain (AE), KUTY Tristan (KT)
+ membre représenté : MASSET Dominique (DM) (procuration à BAGUETTE Sébastien - mail du 23/2, acceptée le 24/2).

Membres excusés : PAQUAY Michel (MP), ZEGELS Josette (JZ), BOUGNET Claude (CB).

1. Relevé des présences et des procurations. Désignation d'un rédacteur pour le compte-rendu en fin d'AG.

L'AG débute à 19h40.
En tant que modérateur des outils utilisés et président de séance, SB est désigné pour gérer les échanges et les autorisations ou interventions techniques; RR est désigné rédacteur et prendra note "en live" via l'outil "Notes partagées" visible de tous.
11 membres sont présents ou représentés, dont 7 effectifs votants (la majorité absolue est donc à 4 voix).

1. partie : formalités administratives.

2. Présentation de l'état du registre et de la liste des membres. Etat du Comité.

Du 5/7/2018 au 5/7/2020, aucun changement n'a été inscrit au registre des membres (la désaffiliation de N. PAMIO n'a été actée que le 25/8/20 par l'AG). Depuis la dernière AG en 2020, Alain EMPAIN est (re)devenu membre adhérent le 1/2/21, sur notre demande expresse (pour rappel, Alain est un des membres fondateurs de l'ASBL, très actif à ses débuts). Josette ZEGELS a annoncé qu'elle ne recotiserait pas.
Le nombre total de membres est donc de 20, dont (pour l'instant) 7 effectifs.

Etat du comité :

• la situation n'a pas évolué depuis l'AG 2020 : seuls 3 membres sont actifs (dont 2 administrateurs sortants);
• les 2 autres membres et les 3 invités permanents n'ont plus participé.

3. Comptes 2020 et inventaire : présentation.

(voir Annexe 1)

Le journal unique 2020 a déjà été communiqué aux membres le 11 janvier dernier; il n'y avait rien de notable sauf le retard de payement de l'assurance CBC et une cotisation 2020 manquante (tous deux régularisés depuis).
Comme en 2019, quelques cotisations et dons résultent des efforts de membres du comité pour aider des tiers.

L'inventaire officiel est inchangé; au niveau pratique, on a encore pas mal de rangement à faire dans notre "brol", mais on n'a plus eu accès au local des LMP (et donc à l'armoire qui nous y est réservée) depuis février 2020.

L'état des comptes 2021 sera présenté au point 11. lors de la discussion du budget.

4. Approbation des comptes..

Les comptes sont approuvés à l'unanimité et seront signés par 2 membres du prochain C.A. pour dépôt au greffe.
Détail cosmétique : au § B.3. des comptes officiels, la mention exacte est "art.20 des statuts" (et non 18, comme inscrit erronément dans des comptes antérieurs..).

5. Etat "administratif" de l'ASBL : rapport du C.A.

Depuis la dernière AG, le comité a trouvé -en plus de 2 administrateurs sortants- 2 candidats prêts à entrer au C.A. pour pérenniser l'ASBL, à condition de n'assumer aucun travail ni aucune activité, dans le cadre d'une "mise sous cocon" proposée par RR et soutenue par CL. La réunion du Comité du 23/1/21 indique : "la mise sous cocon signifie que des activités ne seraient plus organisées que si elles sont prises en charge par de nouveaux membres actifs, auquel cas la structure ASBL sera disponible pour leur servir de cadre (cf cas des partenaires institutionnels, du besoin de sécurité juridique ou de couverture par notre assurance RC, etc.)."
En cas d'élection d'un nouveau C.A., RR s'engage à assumer la totalité de la "gestion administrative", et SB à poursuivre un "service webmaster minimum", dans l'espoir d'un redémarrage futur des activités.

Il subsiste pas mal de PV non finalisés; par contre, RR a mené à terme un projet de révision des statuts et ROI.

6. Etat de l'asbl et actions réalisées : rapport du Comité.

La crise sanitaire de 2020 a fait péricliter la plupart des activités prévues et, suite à la conjonction malheureuse avec des problèmes de dernière minute, les 2 activités prioritaires (LPD + LIP) prévues en octobre aux Chiroux. De plus, il y a un gros retard dans le suivi des inscrits à ces activités, soit par manque de réaction de la personne inscrite, soit par manque de bénévoles, et vu la difficulté à réaliser ce suivi "à distance".

Les LMP ont été tenues "en ligne" au second semestre, mais avec un résultat très mitigé.

(en réponse à une question de EM, RR rappelle le concept de LPD = "Linux Presentation Day")

7. Décharge au C.A. actuel : vote.

Bien qu'il n'y ait plus à proprement parler de C.A. en place depuis l'AG 2020, on propose à toutes fins utiles de voter pour la décharge des 3 administrateurs sortants. Sur suggestion de CL et à l'attention de TK, SB réexplique la signification légale de la décharge.
La décharge est accordée par 5 votes pour et 2 abstentions (FD et, en raison de convocations à des réunions du comité non reçues, SM) (et la bénédiction de TK ).

2. partie : activités et budget.

8. Discussion ouverte sur les projets d'activités.

Vu la "mise sous cocon" et a fortiori en cas de prolongation des restrictions d'accès aux locaux habituels (Ville, Province,..), il n'y a pas a priori d'activités en projet. On pourrait poursuivre les LMP -au besoin "virtuelles"- à titre de "minimum syndical" et pour conserver des contacts, mais qui parmi les membres est prêt à les assumer ?

SM n'a pas encore participé en virtuel à des LMP (et en a marre du virtuel ) mais connaissait un équivalent britannique ("réunions virtuelles d'entraide"). Il n'est pas tout-à-fait d'accord avec le concept "mise sous cocon", qui fait plus penser à un choix qu'à un état de fait; comme demandé avant l'AG, il s'agit plutôt de "sauver les "fondations" (ne pas dissoudre une ASBL au risque de devoir en recréer une ultérieurement).
CL acquiesse : ce n'est effectivement pas une vraie volonté, l'idée est plutôt de ne pas détruire l'existant mais, vu la situation (SB rappelle l'indisponibilité des actifs actuels...), d'être minimaliste dans les activités. Toutefois, il fait remarquer que le PV d'AG est aussi une note d'intention. Il ne faut pas s'interdire à l'avenir une ambition plus grande (si les conditions sanitaires s'amélioraient), donc pouvoir revenir ultérieurement sur nos choix. SB acquiesse... mais dans l'immédiat il faut des ressources pour faire les LMP !

MGia note que les LMP virtuelles ne sont pas un franc succès (en terme d'aide et de résultats concrets) et suggère comme alternative de traiter des demandes individuelles reçues via l'adresse de contact. SM note que celle-ci a peu de répondant (vu peu de disponibilités derrière) et inviterait plutôt les demandeurs à poster sur la liste public@ (SB note qu'on y trouve d'autres personnes-ressources que les bénévoles habituels des LMP). SM trouve néanmoins que conserver les LMP est un "minimum syndical", et les juge plus "réactives" qu'une mailing list.
CL nous invite à prendre un peu de recul : dans le contexte actuel, tout le monde a des difficultés et un certain manque d'envie; on pourrait donc se saisir de ce contexte et mettre sur notre page d'accueil un message disant en substance : "il s'avère compliqué de fournir de l'aide via une LMP virtuelle; tant que le retour au présentiel n'est pas possible, nous préférons donc les suspendre et vous inviter à nous contacter pour un RV individuel avec un bénévole"; CL juge plus motivant pour ces bénévoles d'aller à un RV que de tenir des "permanences sans répondant". Ce serait aussi un message public plus positif que "on ne fait plus rien", et qui permettrait d'aviser ultérieurement : même si le "CNS" fédéral risque de maintenir jusqu'en avril les restrictions en cours, diverses réactions publiques (notamment de psys) laissent espérer une reprise du présentiel en mai/juin.

RR se demande encore qui va assumer le boulot, notamment en cas de LMP futures. Réponses :

• MGia, SB et RR sont prêts à assumer encore une LMP le 4/3; EM essaiera d'y participer à partir de 20h
• SM est indisponible pour mars et avril, mais verra pour la suite, car il trouverait dommage d'interrompre les LMP, même virtuelles
• MGia note que cette prochaine LMP est aussi l'occasion de discuter de la suite (LMP ? proposer RV ? renvoi à public@ ou info@ ? autre??)

L'AG décide donc de temporiser avant toute décision et annonce officielle, de maintenir le statu quo pour le 4/3 et charge le comité de réexaminer la question et de décider pour la suite.

9. Définition des activités prioritaires 2021.

Pour rappel, RR et SB avaient signalé ne plus s'engager à assumer aucune activité prioritaire jusqu'à nouvel ordre.
Dès lors, et sur base de la discussion qui précède, l'AG décide :

• le maintien éventuel des LMP, mais sans obligation d'en faire chaque mois;
• l'absence d'activités prioritaires en 2021, sauf à considérer que ces LMP le sont.

(Tristan quitte la séance à 20h32)

10. Fixation du montant de la cotisation (pour 2022, voire 2021).

La dernière AG avait voté le maintien à 10 € du montant nominal de la cotisation. Mais, en l'absence d'activités, RR trouverait assez incongru de continuer à faire réellement cotiser les membres; il propose donc que la cotisation soit ramenée dès cette année et jusqu'à nouvel ordre à 2 €, réduits à 1 € en cas d'affiliation après le 01/07. Par souci d'équité, les cotisations 2021 déjà perçues seraient partiellement remboursées, sauf demande explicite et officielle du membre concerné.

SB trouve inutile d'accumuler de l'argent sur le compte de l'ASBL, mais n'irait pas jusqu'à 2 EUR (disons plutôt 5). SM et lui trouvent le montant de 10 EUR déjà très faible, comparé à beaucoup d'autres ASBL; SM est d'avis de ne pas le réduire. CL acquiesse en notant que, comme dans le cas d'une adhésion à un mouvement ou syndicat, il s'agit d'abord de soutenir l'action de LiLiT et pas d'en attendre "pour son argent" en retour. Et un "surplus" au compte pourra toujours être réduit par un don à une association tierce, note MGia.

Plus généralement, les 10 EUR ne sont peut-être un problème pour aucun(e) membre mais, pour éviter que ça arrive, SM suggère de garder la possibilité de réduction à 2 EUR au cas par cas. SB estime nécessaire de mentionner une telle mesure aux statuts, mais selon SM la modification n'a pas été annoncée valablement à l'ordre du jour de l'AG extraordinaire de ce soir; on se contenterait donc d'une décision d'AG (qui, elle, peut être révisée par n'importe quelle AG ultérieure). RR est d'accord, d'autant qu'on ne sait même pas si la mesure sera jamais activée.
Dans ce cadre, EM propose de laisser la décision au cas par cas à la discrétion du comité, jusqu'à nouvel ordre; FD voudrait que la mesure soit explicitement limitée à 2021, mais une prochaine AG pourra de toute façon la modifier.

AE a l'expérience qu'une participation à prix libre est souvent globalement plus rentable pour une association (et effectivement, dans nos comptes annuels récents, les dons sont souvent non négligeables par rapport aux cotisations), tout en permettant à des personnes intéressées mais moins nanties de participer (cas de certaines familles nombreuses par ex.). Souvent, c'est le droit d'entrée imposé par un tiers qui est dissuasif, d'où a contrario l'intérêt des activités LiLiT gratuites où les frais sont pris en charge par ce tiers.

Au final, l'AG décide que :

• le montant nominal de la cotisation 2021 (et, sauf révision ultérieure, 2022) reste fixé à 10 EUR, avec réduction de 50% en cas d'affiliation entre le 1/7 et le 31/12;
• toutefois, l'AG confère au comité/O.A. le pouvoir d'accorder, à sa discrétion et sur demande, un tarif réduit à une personne dont la situation financière l'empêcherait de régler ce montant.

11. Proposition de budget 2021(-2022) et approbation.

(voir Annexe 2)

A ce jour, le compte a un solde de 827,93 EUR, après payement (tardif) de l'assurance (CBC) et réception de 8 cotisations (dont la dernière manquante pour 2020 et celle d'un nouveau membre) et d'un don.
Pour rappel, on s'est donné comme règle de toujours garder sur le compte au moins de quoi payer 1 publication au Moniteur (au pire, pour une dissolution future); FD précise que le tarif actuel (par voie postale ou électronique) est de 134,55 EUR TVAC. Le budget doit également intégrer les nouveaux frais bancaires (3,95 € /mois) à partir de février.
Même sans rentrées et avec les frais d'une publication au Moniteur, l'ASBL a suffisamment de liquidités pour l'année 2021 et au-delà.

Suite aux décisions sur les cotisations, l'ébauche de budget transmise avant l'AG est corrigée comme suit :

• le total des cotisations est estimé à une valeur médiane (par rapport aux 20 membres actuels) de 100 EUR;
• les 7 membres présents ayant recotisé pour 2021 confirment leur cotisation et aucun remboursement n'est donc à prévoir;
• correction du montant "frais Moniteur".

Le budget corrigé est approuvé.
(pas de prévision de budget pour 2022)

3. partie : Election.

12. Election du nouveau C.A.

Les candidats sont (par ordre alphabétique des noms): Frédéric D'HAESE, Christophe LEJEUNE et Réginald RATZ.

Résultat des votes (oui, non, abstention) :

• Frédéric D'HAESE : 6, 0, 1 ou bien 5, 0, 2 (suite à un vote parasite)
• Christophe LEJEUNE : 6, 0, 1
• Réginald RATZ : 6, 0, 1

Les nouveaux élus acceptent leur mandat.

L'AG ordinaire se termine à 21h.

Annexe 1 : comptes 2020.

Le texte intégral de ces comptes, qui seul fait foi, est consultable au greffe du Tribunal de l'Entreprise ou (pour les membres, sur demande) dans le registre comptable de l'asbl.

Schéma minimum normalisé.

Etat du patrimoine au 31/12/2020.

PM = Pour mémoire

Annexe 2 : budget 2021.