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Procès-verbal.

Assemblée générale ordinaire 2017.

(version finale approuvée à la réunion du Comité du 04/04/2017)

Date : lundi 13 mars 2017
Heure : 19h30
Lieu : Maison de la Fédé, place du 20 Août 24, à 4000 Liège

L'ordre du jour de l'AG ordinaire 2017

Membres effectifs présents : BAGUETTE Sébastien (SB), D'HAESE Frédéric (FD), MUNHOVEN Serge (SM), LEJEUNE Christophe (CL), RATZ Réginald (RR) (3 administrateurs sur 3 sont présents)
+ membre représenté : MORTIER Emmanuel (procuration à RATZ Réginald)

Membre adhérent présent : GIACOMELLI Michel (MGi)
Membre excusé : MASSET Dominique.

L'AG débute à 19h56. CL est désigné rédacteur.
7 membres sont présents ou représentés, dont 6 effectifs votants (la majorité absolue est donc à 4 voix, sauf abstentions).

1. partie : formalités administratives.

1. Présentation de l'état du registre et de la liste des membres. Signature du C.A. Etat du Comité..

RR fait le point des membres changeant de statut :

• passés de membre effectif à adhérent : Michaël FRAIPONT et Renaud MICHEL
• désaffiliation par défaut de cotisation : MM. SARTORELLI & SOBRY
• les demandes d'affiliation d'Alain EMPAIN (acceptée le 7/2) et d'Héctor C. SAAVEDRA (acceptée le 5/1) sont nulles et non avenues, faute de payement de la cotisation (cf ROI art.3)
• démission de l'ASBL de Michel GERIN (janv.2017)

Etat du comité :

• démission du comité de Renaud MICHEL (avril 2016) et de Michel GERIN (déc.2016)
• membres et invités permanents : RR rappelle la proposition de désigner MGi invité permanent du comité en attendant son éventuelle intégration à partir du 2 avril 2017. Tous les membres du comité étant présents ou représenté, la désignation est actée.

2. Comptes 2016 et inventaire : présentation.

(voir Annexe 1)

RR présente et commente le journal unique 2016, les comptes annuels ainsi que l'inventaire. D'un point de vue financier, le patrimoine ne comporte "que" une pile de 38 CDs vierges; en pratique, quelques dons se sont ajoutés au "matériel informatique obsolète".

a. SM s'interroge sur l'absence des gadgets dans l'inventaire (ils sont mentionnés au PV de l'AG ordinaire 2011 et dans l'annexe comptable (=comptes 2007) du PV de l'AG 2008). Il rappelle que la boîte (bleue) les contenant lui appartient, contrairement aux gadgets; cette boîte serait en sa possession.
b. CL demande le détail de la ligne "remboursement dettes membres". Ces 4 montants sont détaillés au §4.

3. Comptes anciens remis en forme officielle.

Reporté à une AG ultérieure.

4. Pause pour consultation des pièces comptables et des comptes. Q/R.

SM s'interroge sur les 2x 48 € relatifs à Lost-Oasis. RR explique qu'il s'agit de 2 années distinctes (2015 & 2016); comme indiqué par le nr au journal unique, le premier de ces montants fait partie du "journal dettes" (voir AG précédente) et est donc repris au poste "remboursement dettes membres" des comptes officiels. Le second montant a fait l'objet d'une note de frais par FD.
SM s'interroge sur le fait que 2 payements à CBC apparaissent en janvier 2016 : FD explique que les 38,5 € constituent le remboursement à RR (portant sur 2015 et faisant partie du "journal dettes"); les 26 € couvrent l'assurance 2016. Le rappel de notre adresse (par courrier le 10/1/2016) étant postérieur à l'invitation de payement pour 2016, cette facture CBC (document n°1 dans le facturier) doit être chez SM. Il la transmettra à LiLiT après son déménagement actuellement en cours.
En réponse à CL, les 2 autres montants du poste "remboursement dettes membres" correspondent à une simple erreur de virement d'Y. MULLENEERS (86,5 €) et au payement par RR d'une amende suite au dépôt tardif d'une déclaration IPM (50 €).

5. Approbation des comptes. Signature du C.A..

Les comptes sont approuvés à l'unanimité (5 présents + 1 procuration; MGi étant adhérent, il ne vote pas) et signés par le CA pour dépôt au greffe.

6. Etat "administratif" de l'ASBL : rapport du C.A..

SB expose l'installation du CA. Les dossiers à traiter suite à l'AG 2016 sont pratiquement tous en ordre, avec l'obtention récente d'une carte de payement. RR rappelle que Michel GERIN a établi la majorité des comptes. SM explique s'être retiré du CA avant la publication au Moniteur des nominations, ne se sentant pas en état pour assumer une telle charge.

SM remarque l'absence des PVs relatifs aux 7 réunions entre l'AG 2016 et l'AG 2017 (théoriquement, le comité aurait dû en faire au moins 8 : cf ROI art.29). RR indique que des brouillons sont sur le wiki de LiLiT mais à des états d'élaboration très variables.
SM fait remarquer que le §8 a logiquement sa place en première partie de réunion, avant la décharge (§7); l'AG accepte d'intervertir ces 2 points.

SM et RR discutent des règles en vigueur pour le payement des cotisations. Ne s'accordant pas, SM demande à voir les statuts, que RR produit; l'article 10 est interprété diversement. RR n'ayant pas encore cotisé pour 2017, cet article impliquerait-il qu'il est démissionnaire ? Ceci ne recouvre pas son intention, indique RR.
SM rappelle que le fait d'acter les démissions en début de séance visait précisément à permettre aux membres de 2016 de se prononcer sur la première partie de l'AG et aux membres 2017 de se prononcer sur la deuxième partie. RR rétorque que cette distinction n'est présente nulle part dans les statuts/ROI (qui parlent seulement de membres démissionnaires ou pas la veille de l'AG) et qu'il faudrait donc l'y introduire avant de l'appliquer.
RR fait observer que son interprétation (explicitée aux membres ou au comité dans plusieurs mails, qu'il promet de produire) a jusqu'ici servi de base à la vérification des affiliations, sans qu'aucun membre du comité ne réagisse! Puisque la majorité des membres n'a pas encore recotisé pour 2017, l'interprétation de SM conduirait à les désaffilier.

Au terme de ce débat, l'AG décide :

• qu'en définitive l'interprétation de SM doit être retenue pour l'art.10 des statuts, a fortiori vu le manque de ressources financières de l'asbl (voir plus loin)
• de clarifier dès que possible ce point, au moins par une mention au ROI
• d'adopter comme date ultime pour la cotisation 2017 le 31/12, ce qui devra être rappelé aux membres en temps utile
• de lancer ensuite un appel à cotisation 2018 selon la nouvelle règle, afin qu'elle soit effective avant la prochaine AG ordinaire.

8. Etat de l'asbl et actions réalisées : rapport du Comité.

L'ensemble des activités prioritaires définies lors de l'AG 2016 ont été effectuées, à savoir :

• Présentations lors des LMP : Asterisk (9/2016), Arduino (10/2016), Wikipedia (12/2016), Freeplane (3/2017)
• une LIP aux Chiroux le 16 avril : 10 visiteurs

S'y sont ajoutés :

• Migration de PHP3 à PHP5 (et correction d'une série de failles de sécurité sur le site) lors de la migration de Lost-Oasis vers OVH. Une refonte complète reste prévue pour 2017, mais le cadre doit encore être fixé (ex : Wiki ? 100 % maison ou via WordPress/autre ?)
• Linux Presentation Day le 22/10 : 58 visiteurs. Nouvelle édition programmée le 22/4/17.

SB déplore le manque de membres effectifs désireux de s'impliquer activement dans le comité. La majorité des tâches reposent sur les épaules d'une ou deux personnes, engendrant une surcharge de travail, avec un risque de lassitude à long terme.

7. Décharge au C.A. actuel : vote.

La décharge est accordée par 4 votes pour (3 présents + 1 procuration) et 2 abstentions (SM & RR) liées aux PVs manquants.
SM estime que la situation actuelle n'est pas de meilleure augure que la situation de 2012 lorsqu'il s'est retiré du CA et souhaite bonne chance au CA actuel.

2. partie : activités et budget.

9. Discussion ouverte sur les projets d'activités + sur le statut de Cercle ULg et les partenariats.

• le site de la Fédé continue de mentionner LiLiT comme cercle étudiant interfacultaire... RR fait remarquer que pourtant aucun membre n'est étudiant ULg.
• 4 membres ont représenté LiLiT au "J-1 ULg" au Sart-Tilman, à l'invitation de la Fédé. Il ne s'en est suivi aucune adhésion.
• CL fait observer que pour un public étudiant, le payement d'une cotisation même modique peut être un obstacle psychologique; mais on note que l'absence d'autres financements ne nous permet pas de la réduire à presque rien. SM rappelle aussi que l'introduction de la catégorie "adhérent" n'a pas augmenté les affiliations (donc les rentrées) comme certains l'affirmaient.
• MGi distingue 2 stratégies : affilier des "libristes" ou intéresser des personnes n'y connaissant pas grand-chose. On rétorque qu'il faut les deux, et qu'actuellement on manque déjà de personnes-ressources pour les activités. Il faudrait penser à proposer, au terme des LIP ou auprès des habitués de nos LMP, de devenir membre adhérent. SM suggère à nouveau de relancer notre newsletter; SB promet d'y jeter un oeil dès que possible.
• RR et Michel GERIN se sont rendus au "LLUGO" de l'asbl Mega Giga, qui fonctionne comme un club privé (adhésion avec cotisation de 40 ou 50 €).
• discussion sur l'attractivité des sujets abordés aux LMP. En lien avec ce qui précède, MGi suggère de veiller à privilégier les sujets "grand public".
• MGi et RR évoquent très brièvement leur "projet formation". Il est balbutiant mais MGi a pris des contacts informels, dont il ressort notamment une opportunité de réaliser avec le Point Culture de Liège un flyer répertoriant les ressources "logiciels libres" de la région; encore faudra-t-il collecter les informations...

A 22h19, SM quitte la réunion.

10. Définition des activités prioritaires 2017.

En anticipant sur le §12, FD constate un strict équilibre entre cotisations actuellement perçues et frais qui seront engagés. L'asbl ne pourra faire face à aucun frais supplémentaire.

A 22h26, CL quitte la réunion.

L'AG adopte :

• le LPD 2017.1, pour lequel le comité s'est déjà engagé auprès des Chiroux. Au niveau promotion, on rappelle les objections de principe du comité contre Facebook et le fait que ce canal est déjà pris en charge par la Bibliothèque Chiroux
• les LMP avec exposés
• si possible une LIP, sous réserve de la disponibilité de personnes-ressources en nombre suffisant. FD signale son indisponibilité de juin à août inclus, et rappelle les problèmes croissants avec les portables récents lorsqu'on doit installer un dual-boot (même si, selon SB, Linux Mint améliorerait les choses). Il suggère de "durcir" les conditions d'installation, voire de ne plus installer que sur un HD vierge ajouté à la machine; pour les PC de bureaux, RR suggère dès lors d'offrir les HD en surplus que lui et FD ont accumulés. L'AG trouve l'idée intéressante et potentiellement attractive; en conclusion, les modalités des LIP devront être redéfinies par le comité.

11. Fixation du montant de la cotisation (pour 2018).

Le montant de la cotisation est inchangé : 10 €, réduit à 5 € en cas d'affiliation après le 01/07/2018.

12. Proposition de budget 2017(-2018) et approbation.

(voir Annexe 2)

La proposition de budget est approuvée. Sur base de l'expérience 2016, FD jugerait utile de garder en permanence sur le compte au moins l'équivalent d'une publication au Moniteur.

L'AG se termine à ~22h50.

Annexe 1 : comptes 2016.

Le texte intégral de ces comptes, qui seul fait foi, est consultable au greffe du Tribunal de Commerce ou (pour les membres, sur demande) dans le registre comptable de l'asbl.

Schéma minimum normalisé.

Etat du patrimoine au 31/12/2016.

PM = Pour mémoire

Annexe 2 : budget 2017.